Ako písať zrozumiteľnejšie

Súčasťou spolupráce je aj písomná komunikácia – najčastejšie maily alebo komentáre na zdieľaných stránkach projektov a v diskusných fórach.

Pri prerábke firemnej stránky www.ibispartner.sk sme úplne zrušili Čitáreň, v ktorej okrem vybraných článkov z Manažéra bolo aj množstvo článkov, ktoré vyšli v našich niekdajších newsletteroch SuperTip a Prezentačné tipy. Keďže niektoré z nich obsahujú ešte aj dnes užitočné informácie a tipy, budeme ich každý piatok v tejto rubrike pravidelne zaraďovať do databázy starších článkov.

Dnešný článok je z blogu zo 7. 3. 2013.

Z mojej skúsenosti registrujem, ako ľudia 1. neporiadne čítajú a 2. neporiadne sa vyjadrujú. Čo pre mňa znamená “neporiadne”? To, že sa nepostarám, aby u čitateľa vznikol v hlave podľa možnosti vysoko podobný obraz, ako mám ja.

Ak chcete zdokonaliť svoj písomný prejav, urobiť svoju písomnú komunikáciu jedno-jednoznačnou a postarať sa, aby vaše myšlienky nebolo zle pochopené, tu je pár tipov z harvardského Guide to Better Business Writing:

  1. Postavte sa do topánok prijímateľa správy. Zaujmite jeho uhol pohľadu. Z tohto uhla posudzujte jasnosť a jednoznačnosť správy. Ak píšete dlhší text, požiadajte kolegu, aby si ho prečítal a v hlavných bodoch vám zhrnul, čo z neho porozumel.
  2. Používajte čo najjednoduchší jazyk. Postarajte sa, aby vaše vety boli krátke a slová ľahko pochopiteľné. Dobrý princíp je tak 20 slov vo vete. Zakaždým, keď niečo napíšete, prečítajte si to po sebe a pýtajte sa, či to môžete vypovedať stručnejšie alebo rozdeliť do viacerých logických celkov.
  3. Nehovorte ľuďom, čo si majú myslieť. Postarajte sa, aby prijímateľ správy dostal priestor na utvorenie si vlastného názoru. Ak od neho potrebujete špecifický pohľad, môžete ho usmerňovať tým, že popíšete vlastné myšlienkové procesy. Ale nikdy mu ich nevnucujte alebo sa nesnažte maipuláciou získať jeho súhlas.

K týmto tipom pridávam ešte pár vlastných:

  1. Používajte interpunkčné znamienka. Sú vymyslené na to, aby oddeľovali myšlienky a myšlienkové celky. Keď na začiatku vety napíšete veľké písmeno a vetu ukončíte bodkou, nenútite čitateľa, aby sa hral na Sherlocka Holmesa a skúmal, kde vaše myšlienky začínajú a končia, ale sa venoval priamo ich obsahu.
  2. Ak píšete a potrebujete niečo vyzdvihnúť, používajte hrubý typ písma. Hrubé písmo bude oko viesť po vyjadreniach, ktoré sú pre vás dôležité – takže dajte hrubým len to, čo je podstatné. Ak argumentujete, podstatné body vašej argumentácie takto zvýraznite. Tým nenútite v prvom kole príjemcu správy čítať celý text, ale len hlavné body, aby si vedel urobiť rýchly prehľad.
  3. Nepoužívajte veľa farieb a veľa typov písma. Vytvoríte chaos, v ktorom sa prijímateľ nebude vedieť orientovať.
  4. Štruktúrujte myšlienky. Keď začínate novú myšlienku, začnite aj nový odsek. Pri vypočítavaní používajte bulety alebo číslovanie. Niekedy, keď 1. máte dlhé vety s viacerými myšlienkami a 2. nedarí sa vám výpoveď rozdeliť do viacerých viet, môžete číslovanie použiť aj v rámci vety na ohraničenie uzavretých myšlienok.
  5. Používajte “americký odsek”: Hlavná výpoveď je v prvej vete, dve-tri ďalšie vety vysvetľujú opodstatnenosť hlavnej výpovede a posledná veta zhŕňa výpoveď aj argumentáciu.
  6. Ak môžete, ilustrujte dôležité okamihy obrázkami. To neznamená, že máte ilustrovať obsah odseku, ale keď potrebujete niekomu poslať návod, kombinujte ho s obrázkom – tým znížite svoju potrebu veľmi podrobne písať.

9,380 total views, 1 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.