Aj keď si to nie vždy uvedomujeme, ale v priebehu dňa náš fokus, schopnosť sústrediť sa na prácu a sebaovládanie klesajú. Výskumníci z Nottinghamskej univerzity zistili, že energia a sebaovládaniu sú nielenže úzko prepojené, ale aj obmedzené, podobne ako svalová sila. Ako naše sebaovládanie klesá, cítime sa unavení, naša nálada začína lietať a aj jednoduché úlohy nám pôsobia väčšie a väčšie problémy.

Toto vyčerpanie sebaovládania kazí našu produktivitu a vďaka nemu patria skoré raňajšie hodiny, kedy je ešte sebaovládanie a sebakontrola najvyššia, k našim najproduktívnejším.

Trik ale nespočíva len v tom, stráviť ráno prácou – až robenie tých správnych vecí ráno zodpovedá za to, že naša energia a sebakontrola vydržia dlhšie.

Tipy na obdobie pred prácou

Ak sa nám podarí ráno dostať pod kontrolu naše zlozvyky a nahradiť ich produktívnejšími návykmi, je jedno, či sa ráno budíme plní energie alebo v stave zombíkovského polosna, nasledovné tipy vám pomôžu vniesť do celého dňa  trochu švihu:

1. Začínajte cvičením

Ľudia, ktorí počas pracovného dňa cvičia alebo majú rýchly pohyb, majú viac energie a pozitívnejší  prístup k veciam – a oboje je dôležité na to, aby ste veci dotiahli do konca. Už len 10 minút pohybu núti organizmus produkovať GABA, neurotransmitter, ktorý upokojuje myseľ a zvyšuje vašu kontrolu nad impulzmi.

Keď svoj deň začnete cvičením, budete mať istotu, že si preň vytvoríte priestor, a navyše tým zvýšite svoju úroveň energie a sebaovládanie po celý deň.

Robin Sharma napríklad odporúča vstať denne o hodinu skôr a tú hodinu, ktorú takto získate, využiť na tri bloky dodatočných aktivít:

1. prvých 20 minút na cvičenie, aby ste naštartovali výkonnostný režim organizmu a rozpumpovali krv do mozgu
2. ďalších 20 minút na meditáciu alebo dychové cvičenia, ktoré vám umožnia zvýšiť mieru uvoľnenia a optimizmu
3. posledných 20 minút na sebarozvoj – napríklad čítanie kníh, účasť na kratších webinároch, počúvanie audiokníh a podcastov a podobne. Mozog je už naštartovaný a ešte nie je zaťažený, takže si oveľa lepšie pamätá.

Ja nie som taký ten “meditatívny” typ, tak som miesto toho rozšírila čas na čítanie a zaviedla som si ešte aj “večernú rutinu”, kedy končím deň počúvaním nejakého podcastu. Výsledkom je pocit, že veľmi veľa zvládam, a tým aj vyššie sebavedomie a nižšia podrážditeľnosť.

2. Ale najprv sa napite citrónovej vody

Piť citrónovú vodu po zobudení vyšpičkuje vašu úroveň energie – fyzicky rovnako ako duševne. Citrónová voda vám dodáva prirodzenú energiu, ktorá vydrží po celý deň. Citrón obsahuje plno živín: okrem vitamínu C aj antioxidanty a draslík.

Potrebujete ju piť nalačno, aby ste zabezpečili, že ju telo naplno absorbuje. Takisto by ste mali 15-30 minút počkať, než sa pustíte do raňajok. Ak ste normálnej telesnej konštitúcie, postačí pol citróna do pohára vody; ak ste korpulentnejší, je lepšie dať si do vody celý citrón.

3. Žiaden počítač pred raňajkami

Keď sa hneď ráno posadíte k e-mailom, súborom či Facebooku, strácate svoj fokus a budete sa ráno riadiť skôr prianiami iných ľudí. Radšej prvú raňajšiu polhodinku venujte niečomu ukľudňujúcemu, čo vás vyladí na pozitívnu, uvoľnenú nôtu. Zízať na obrazovku má práve opačný účinok – triešti koncentráciu a sily. Cvičenie, meditovanie, čítanie knižky sú výborné spôsoby, ako začať svoj deň.

4. Raňajkujte poriadne

Ľudia, čo raňajkujú, majú oveľa nižší sklon k obezite, majú stabilnejšiu hladinu cukru v krvi a bývajú menej hladní v priebehu dňa. Ak sú vaše raňajky navyše zdravé, dodávajú vám energiu, zlepšujú vašu krátkodobú pamäť a pomáhajú vám dlhšie a silnejšie sa koncentrovať.

5. Nastavte si ciele pre daný deň

Výskumy ukazujú,  že nastavovanie si konkrétnych cieľov sa spája s nárastom sebadôvery a pocitu kontroly nad situáciou. Všetko sa spúšťa tým, keď si nastavíte ciele na daný deň. Nestanovte si ich priveľa: držte sa niekoľkých dosiahnuteľných, ktoré sa dajú rozdrobiť na menšie kroky. Hmlisté ciele ako “chcem dokončiť napísanie článku” nebudú fungovať, pretože neobsahujú “ako”. Oveľa vhodnejšie je formulovať cieľ ako “dokončím článok tým, že rozpracujem všetky tri jeho časti a nad každou z nich strávim maximálne hodinu”. Teraz už viete, čo presne budete robiť – a tak môžete vymyslieť aj spôsob, kedy a ako to dosiahnete.

Vaše ciele daného dňa by mali byť súčasne vyvážené – mali by nielen “dosahovať”, ale aj sa starať o vašu vnútornú pohodu. Ak máte nastavenú svoju osobnú životnú víziu, pomôže vám, ak ju zahrniete do vašich každodenných cieľov, pretože takto nevznikne vo vás pocit, že nenapredujete. V kurzoch, čo vediem, učím ľudí klásť si každé ráno štyri otázky:

1. kto dnes chcem z pohľadu mojej životnej vízie byť?
2. ako sa chcem/potrebujem dnes cítiť?
3. kde na sebe dnes idem popracovať? čo sa idem naučiť, čo idem zlepšiť?
4. akými konkrétnymi vecami  dosiahnem 1 až 3 (teda: čo presne dnes pre to urobím)?

Takto nastavené ciele obsahujú nielen vaše pracovné, ale súčasne aj osobné ciele.

Tipy na obdobie v práci

Keď ráno vyštartujete dobre, potrebujete udržať pozitívny trend aj počas zvyšku dňa. Tu je pár tipov, ako ho udržať na pracovisku:

1. Zbavte sa neporiadku a chaosu v svojom pracovnom prostredí

Aj keď to nie je najpríjemnejšia činnosť hneď po ránu, ale keď si upracete pracovnú plochu a okolie, dokážete sa cez deň lepšie sústrediť. Štúdia Princetonskej univerzity doložila, že ľudia pracujúci v čistom a usporiadanom prostredí, výkonnosťou prevyšujú tých, čo majú pracovnú plochu zaplnenú zbytočnosťami, pretože tieto veci rozptyľujú a odvádzajú vašu pozornosť od práce.

Navyše neusporiadané prostredie má dopad aj na spôsob, akým pristupujete k veciam. Ľudia pohybujúci sa v neporiadku majú menší pocit osobnej kontroly nad situáciami, ľahšie sa cítia preťažení a robia horšie rozhodnutia.

V ideálnom prípade majte na stole len tú vec, ktorej sa venujete, a nepokúšajte sa o multitasking, lebo to nie je tiež nič iné než trieštenie pozornosti (o tom ešte viac neskôr).

2. Žiadne e-maily, než urobíte tri nepopulárne úlohy

Všetci máme veci, ktoré robíme radi – a potom  “tie druhé”, ktoré najradšej odsúvame na neskôr. Lenže odsúvanie na neskôr je veľmi zákerné. Dá nám okamžitý pocit úľavy, ale v podvedomí v nás po celý zvyšok dňa hlodá pocit, že sa ešte budeme musieť venovať niečomu nepríjemnému – a otrávi nám celý deň!

Preto je lepšie urobiť tie najprotivnejšie veci hneď ráno a mať ich za sebou. Navyše to má jeden vyslovene pozitívny účinok: po celý zvyšok dňa sa cítime extra schopní a extra spokojní. 🙂 Naša výkonnosť rastie.

Mark Twain tomu hovorí:

Ráno býva obdobie, kedy sa najľahšie koncentrujeme. Ak teda potrebujete urobiť niečo nepríjemné a urobíte to hneď ráno, pôjde vám to ľahšie a bude to trvať kratšie. Urobte si z toho rutinu ešte než začnete čítať svoje e-maily, pretože e-maily sú hlavný zdroj trieštenia pozornosti a po nich z módu konania prechádzate do módu reagovania a začínate trieštiť svoju energiu.

3. Zoznamy vecí na urobenie

Toto je citlivá téma. Na jednej strane sú zoznamy vecí na urobenie potrebné, pretože bez nich vám môžu uniknúť dôležité činnosti. Na druhej strane, len čo na niečom zavrznete, stúpa vaša hladina stresu – a stres, ako vieme, je nepriateľ koncentrácie a kreativity, ktoré by ste práve potrebovali, aby ste sa pohli ďalej…

Keď si robíte zoznam vecí na urobenie, dávajte pozor, aby ste rátali len s vaším disponibilným časom. To značí, máte v práci 8 hodín, ale ak si ich zaplánujete vecami na urobenie a popri tom ešte máte dve hodiny porád a jednu projektovú skupinu, nemáte šancu všetko postíhať… Aby ste s vaším zoznamom povinností mali väčší úspech, naplánujte si aj čas, ktorý na danú vec nutne potrebujete. Ak toho začne byť priveľa, začnite selektovať: čo sa dá delegovať? Čo sa dá neurobiť? Čo sa dá preplánovať na inokedy?

Potom priebežne cez deň odškrtávajte to, čo ste už stihli, prípadne preplánujte, ak došlo medzičasom k sklzom. Kontrolujte však priebežne – inak zoznam povinností nemá nijaký zmysel.

A čo urobiť, ak nejaká vec zavrzne? Obvykle nás zoznamy povinností vedú k tomu, že ak ju nedokážeme okamžite ošetriť, poďme ju preplánovať na inokedy. Takto sa úlohy posúvajú zo dňa na deň a nič nám nebráni úspešne ich odprokrastinovať.

Ak zistíte, že nejakú vec nebudete môcť v daný deň urobiť, neodsúvajte ju jednoducho na inokedy, ale si položte otázku: “Čo môžem práve teraz a s tými zdrojmi, čo mám k dispozícii, urobiť také, že by ma to pri tejto úlohe posunulo aspoň o kúsok dopredu?” Potom to urobte a zvyšok, ktorý sa nestihol, preplánujte – a ak sa nebude stíhať ani neskôr, zopakujte postup.

4. Držte mítingy krátke a úderné

Raňajšie mítingy bývajú tá najväčšia strata času, akú poznáme, a dokážu pokaziť vašu produktivitu na celý zvyšok dňa. Ak to umožníte, dokážu sa mítingy naťahovať celú večnosť. Preto v záujme účinnosti ak máte možnosť stanoviť mítingu časový rámec a agendu, oznámte to ostatným dopredu, potom oboje dodržte a ak vzniknú počas mítingu problémy na širšiu diskusiu, naplánujte si radšej ešte jedno stretnutie len k danému problému, ale neprekračujte čas, ktorý ste si na tému a míting vymedzili.

Nekompromisné dodržiavanie vyhradeného času povedie ostatných k tomu, aby sa viac sústredili a boli na mítingu produktívnejší.

Ak ste len prizvaným účastníkom nejakého mítingu, dodržte čas, pripravte si svoju tému vopred, hneď na začiatku oznámte, že máte vyhradený čas len na tú dobu, na ktorú bol míting pôvodne plánovaný, a ak sa veci začnú naťahovať, priebežne upozorňujte, že budete potrebovať  odísť. Tak sa vám možno podarí udržať v medziach aj mítingy, kde nie ste organizátorom.

5. Koniec s multitaskovaním

Už som spomínala – nemultitaskujte. Po ránu, kedy má človek ešte toľko energie, že by mohol rozohrať aj viacero vecí súčasne, vyzerá multitasking ako lákavá možnosť. Lenže výskumy Stanfordskej univerzity potvrdzujú: multitaskovanie je menej produktívne ako robiť v tom istom čase len jednu vec, ale s plnou mentálnou kapacitou a fokusom. Napríklad ľudia, ktorí sú stále bombardovaní elektronickým prílivom informácií (najčastejšie mailami), nedokážu venovať veciam plnú pozornosť, horšie a menej si zapamätávajú a oveľa ťažšie sa prepínajú z jednej činnosti do inej, pretože sú menej koncentrovaní a potrebujú dlhší čas na to, aby sa zahĺbili do novej témy.

A jedno varovanie, ak si myslíte, že ste výborní v multitaskovaní – nič také ako “multitaskovanie” neexistuje. 🙂 Ľudský mozog jednoducho nefunguje tým spôsobom. To, čo pri “multitaskovaní” robíte, je rýchle prepínanie sa medzi činnosťami – a každé prepnutie sa spočíva z premárneného času, ktorý vynaložíte na usúdenie, že nastal ten správny okamih prepnúť sa, na samotný prechod od jednej činnosti k druhej, na vyčistenie hlavy od  fokusu na predošlú činnosť a na zafokusovanie a zahĺbenie sa do novej činnosti. Toto všetko odpadá, keď nemultitaskujete. Hlavne mentálne preladenie je veľmi pomalý proces a môže sa stať, že spočiatku už budete sedieť nad novou úlohou, ale v myšlienkach budete ešte stále riešiť tú starú.

Výskumy dokladajú, že typickým “multitaskerom”  trvá oveľa dlhšie sústrediť sa na novú úlohu ako tým, ktorí robia len jednu vec v čase. Navyše časté prepínanie sa medzi úlohami zvyšuje chybovosť úsudku i rozhodovania.

6. Naučte sa nepriberať si nové a nové povinnosti

Je to dobrý spôsob, ako si ochrániť svoju raňajšiu špičku v produktivite. Ráno si viac plánujte a menej reagujte na náhle vyrušenia – tie môžete ošetrovať aj neskôr  cez deň, keď už vaša koncentrácia trochu poklesne.

Zato keď za vami niekto príde s požiadavkou, neodsúvajte ju na neurčito. Miesto toho mu presne povedzte,  kedy sa veci budete venovať, zaneste si ju do kalendára či zoznamu povinností a potom to dodržte.  Tým naučíte ľudí vážiť si váš čas, ale súčasne aj spoliehať sa na vašu ochotu a spoluprácu. Je vysoko pravdepodobné, že váš  štýl vám začnú zrkadliť. Potom je však rovnako dôležité, aby ste vy iných neprepadávali okamžitými úlohami typu “hneď a zaraz”.

Naučte sa odmietať a posúvať na neskôr bez výčitiek svedomia. Chránite si svoj produktívny čas – a z toho prosperuje celý podnik. Čím menej stresu budete cítiť pri tom, keď niekomu nezačnete okamžite pomáhať, tým vyššiu produktivitu si zachováte.

Opreté o článok Travisa Bradberryho 11 Tweaks to Your Daily Routine Will Make Your Day More Productive.

Helena Reháková

Helena Reháková je šéfredaktorka časopisu Manažér, poradkyňa pre osobný a organizačný rozvoj, asesorka pri výberoch a hodnoteniach pracovníkov/kandidátov a autorka viacerých kníh. Vedie projekt sebarozvoja Rok pre seba a v oblasti dosahovania cieľov projekty Krok vpred a Ako si zhmotniť sen.

http://www.ibispartner.sk

 2,310 total views,  3 views today

0

0