Plný kalendár, neustále zvoniaci mobilný telefón, ustavičné rokovania, presúvanie sa z miesta na miesto alebo stretnutia s ľuďmi, podávajúcimi si kľučku na vašich dverách… Slovom – maximálne vyťažení od svitu do mrku reagujete na to, čo prichádza. Ale ako dlho môžete takéto nasadenie zvládnuť bez toho, aby vaše telo nezačalo protestovať? Aby ste sa po určitom období úplne nezrútili?
Mnohí z vás zvládajú riadenie menších či väčších firiem alebo podnikov, ale často majú problémy s manažmentom vlastného času a života. A tak sa poďme spoločne zamyslieť.
Unášaný prúdom
Denne musíme robiť veľa vecí, ktoré keby sme neurobili, prišli by sme o zisk, alebo by ináč utrpela naša práca. Ale robíme aj veľa takých vecí, o ktorých si len myslíme, že ich robiť musíme práve my. Bolo by dobré vedieť posúdiť dôležitosť každej úlohy a zvažovať, či by sa prípadne nedala presunúť na niekoho z našich podriadených. Neraz býva naša nedôvera pri poverení úlohou podriadeného spojená s potrebou mať všetko pod kontrolou, lebo čo ak… Avšak ako sa hovorí, takých nenahraditeľných sú plné cintoríny! A my si predsa môžeme dopredu zabezpečiť spôsob, ktorým nás budú informovať o prípadných ťažkostiach, čím sa dá predísť následným komplikáciám.
Je už akosi zvykom ľudskej povahy nadsadzovať a preháňať svoje schopnosti. A tak sú naše diáre preplnené, naše plány sú také, akoby mal deň prinajmenšom 48 hodín. Dôležitý je náš reálny odhad trvania jednotlivých úloh a pracovných záležitostí, a tiež našich možností zvládnuť ich za jeden deň bez toho, že by sme si vyrábali nadbytočné stresy. Mali by sme si teda do našich plánov zapisovať nielen čo je potrebné urobiť, ale aj to, aký čas tomu mienime venovať. A, samozrejme, mali by sme to aj čo najdôslednejšie dodržiavať.
S tým všetkým súvisí stanovenie skutočných priorít dňa. Väčšina našich činností by mala byť dopredu naplánovaná. Ak budeme iba reagovať na to, čo sa stane, na naozaj dôležité a koncepčné veci nám nezostane čas.
Pomôckou, ktorá odbremení náš mozog, sú rôzne manažérske diáre. Do nich by sme si mali všetko zapisovať. Dobré je tiež robiť si denný písomný plán, ktorý večer alebo ráno vyhodnotíme a nevyhnutné nezrealizované úlohy z neho prepíšeme na druhý deň. Sme naučení, že ak je to na papieri, je to pre nás záväznejšie a ťažšie sa ospravedlníme, aj keď iba sami pred sebou. A má to tiež psychologický účinok. Keď sa večer pozrieme na papier, na ktorom je aspoň 80% úloh preškrtaných, to znamená splnených, v podstate môžeme mať dobrý pocit z vcelku úspešného dňa.
Minimalizovať zlodejov času
Jedným zo zlodejov, ktorý nám berie čas, sú zbytočné úlohy. O spôsobe, ako ich odstrániť, sme hovorili vyššie.
Ak pri plnení úloh chodia podriadení každú chvíľu za nami konzultovať, mali by sme sa zamyslieť nad tým, komu sme vlastne úlohu zverili, či sme im nechali dostatočný priestor na samostatné riešenie a predovšetkým by sme mali presne vymedziť čas, kedy sme podriadeným k dispozícii, ale tiež jasne povedať, že potom už máme iné povinnosti.
Ďalším zlodejom sú zbytočne dlhé telefonáty. Spomeňte si na dĺžku svojich posledných rozhovorov a na množstvo zbytočných tém, ktoré ste počas nich ani nemuseli prediskutovať. Pokúsme sa teda skrátiť dĺžku pracovných telefonátov na minimum, obmedzme zdvorilostné frázy a témy, o ktorých by bolo príjemnejšie hovoriť radšej pri pracovnom obede alebo večeri. To isté platí aj o pracovných stretnutiach. Nemusíme na nich nevyhnutne prebrať “všetky problémy sveta”. Vyhraďme si vopred, koľko bude naše pracovné stretnutie trvať, a predlžujme ho naozaj len v nevyhnutnom prípade.
Neprospievajú ani rôzne presuny, čakania a nečakané prestoje. Sú typy, ktoré sú na takéto chvíle vždy pripravené. Majú so sebou materiál na študovanie, notebook na prácu alebo kazetu s príjemnou hudbou na relaxovanie. Takisto by sme nemali zabúdať, že ulice miest sú čoraz plnšie, a tak pri plánovaní nesmie chýbať dostatočný čas na presun s drobnou rezervou na prípadné zdržanie sa. Králi chodia vždy načas.
Naučte sa povedať “nie”
častou príčinou nášho preťaženia je, že nevieme povedať nie. Dôvodov je mnoho. Chceme všetko stihnúť, urobiť, vyriešiť a preto možno bez väčšieho zvažovania prijímame každú výzvu, ktorá prichádza. Povedať “nie” nie je hanbou, je to schopnosť chrániť sa.
Nie sme perpetuum mobile
Aj ten najvýkonnejší stroj sa zahreje a musí chvíľu “oddychovať”. A preto vzhľadom na potrebu zvládať náročnosť našej práce, by súčasťou rozvrhu mala byť aj starostlivosť o naše telo a dušu. Vravievame: “Však si oddýchnem potom, neskôr, keď nebude toľko práce”. Ale kým na to dôjde, už nevieme oddychovať, nevieme sa uvoľniť, máme problémy. Možností je veľa. Popri starostlivosti o fyzickú kondíciu formou športovania sa musíme postarať i o našu dušu. V súčasnosti existuje množstvo spôsobov relaxácie – od prechádzky lesom a počúvania hudby až po odborníkmi vypracované relaxačné programy. Každý z nás si môže vybrať tú svoju “obľúbenú” zostavu. Dôležité je, aby nechýbala v našom dennom programe. Desať minút oddychu počas dňa nám môže priniesť schopnosť podávať maximálny výkon do neskorých hodín bez väčšieho zaťaženia organizmu.
Rovnako dôležité je aj udržiavanie rodinných vzťahov. Maximálne pracovné nasadenie prináša so sebou neskoré príchody domov a často aj prácu cez víkendy. Preto by v našom harmonograme nemal chýbať pravidelný čas strávený s rodinou – aspoň občas popoludnie, víkend či dlhšia dovolenka. Ťažko sa nám bude dobre pracovať, ak sa k pracovnému zaťaženiu pridá záťaž z konfliktov v rodine. Stratíme zázemie, podporu a miesto, kde môžeme bezpečne oddychovať.
V jednej pesničke sa spieva “radšej byť aktívny, ako rádioaktívny”, čiže postupne zomierajúci. A tak aj naše úvahy by sa mali sústrediť na to, ako prevziať iniciatívu do vlastných rúk, ako nezabudnúť popri plánovaní a riadení firmy aj na plánovanie a riadenie seba tak, aby sme vydržali veľkú záťaž, ktorú naša práca prináša.
Autor: Zora Hudíková
11,475 total views, 1 views today
