V každej organizácii sú porady životne dôležitou súčasťou organizácie práce a nástrojom na prenos informácií. Slúžia na zbieranie zdrojov z mnohých informačných prameňov a na ich zosúladenie s jedným nadradeným cieľom. Veľmi často ich však znevažujeme a nenávidíme, lebo mnohé z nich sú vedené nesprávne: sú ukecané, nekonkrétne, nudné, v tom najnevhodnejšom čase a pre vás celkom zbytočné, lebo musíte načúvať, ako sa nejaký miestny kohút zasa rozdrapuje nad vlastnou úžasnosťou.
Je to preto, lebo sa ku schôdzam a poradám nepristupuje ako k ostatným riadiacim činnostiam – neplánujú sa, nekontroluje sa ich efektívnosť, nekontroluje sa ich výsledková orientácia.
Porada je absolútna forma riadenej konverzácie. Ako manažér môžete zorganizovať informácie a štruktúru porady tak, aby ste podporili efektívnosť konverzácie medzi účastníkmi. Možnože sa vám niektoré z našich nápadov budú zdať príliš „kockaté“ – ale ak sa vám podarí dodržať ich, získate si reputáciu efektívneho vedúceho, na porady ktorého sa oplatí prísť pripravený.
Tip 1: Stojí to za ten čas?
Tak, ako pri všetkých ostatných rozhovoroch si musíte postaviť základnú otázku – stojí za čas, ktorý nim strávite? Ak ide o zjednocovanie názorov alebo hľadanie spoločných riešení, nebuďte škrobi. Ak však nevidíte nijaký hmatateľný výstup porady, radšej situáciu riešte iným spôsobom.
Dajte si pozor, koho prizývate – ak prizvete priveľa ľudí, porada stratí efektivitu. Ak teda niekto nemá momentálne k veci čo povedať, navrhnite mu, že nemusí tentokrát prísť.
Tip 2: Vopred stanovte dĺžku porady
Niekedy je to ťažké, ale potrebné! Diskusie dokážu vyplniť všetok čas, ktorý im dáte k dispozícii. Ak nemáte presný termín ukončenia porady, budete sa donekonečna vracať k už uzavretým veciam. Otvorene hovorte o tom, ako vyzerá váš časový plán. Tým hypnotizujete ostatných do cielenejšieho využitia času, ktorý majú k dispozícii: „Toto musíme dosiahnuť a máme na to len hodinu“. Stanovte presný čas ukončenia porady, aby si ľudia dokázali naplánovať zvyšok dňa.
Tip 3: Pripravte agendu
Cieľom agendy je vopred informovať účastníkov porady, o čom sa bude hovoriť a v akej štruktúre. Agenda pomáha štruktúrovať neskoršiu diskusiu. Ak chcete vopred informovať ľudí a vyzbierať od nich prípadné nápady, mali by ste nechať najprv cirkulovať návrh agendy a nechať si ho pripomienkovať. A potom, tesne pred poradou, by ste mali ešte raz rozposlať upravenú agendu. Dajte však ľuďom dostatok času na to, aby sa pripravili na diskusiu!
Agenda obsahuje cieľ každej časti porady. Každá časť porady vyprodukuje určitý výsledok, ktorý je obvykle jednoduchý a dá sa zhrnúť do niekoľko málo bodov. Zosumarizujte tieto závery porady a distribuujte ich každému účastníkovi, alebo ich vyveste na mieste, kam majú všetci prístup. Toto pomáha zviditeľniť, že každá porada sa deje preto, že sa čosi chce dosiahnuť. Vaše porady budú pri takomto postupe čoraz efektívnejšie.
Či už poradu vediete alebo ju len neformálne usmerňujete, musíte koordinovať príspevky jednotlivých účastníkov. Pritom stupeň kontroly nad priebehom schôdze sa môže meniť – ak na počiatku dobre štruktúrujete priebeh porady, nemusíte už neskôr veľa usmerňovať, účastníci poznajú očakávania a časové limity.
Tip 4: Komunikácia
Vašimi najdôležitejšími komunikačnými nástrojmi na porade sú:
- vyjasňovanie; vždy vyjasnite cieľ stretnutia, časové obmedzenia a pravidlá, ktorých sa treba držať
- sumarizácia; v každom štádiu porady sumarizujte súčasnú pozíciu a pokroky
- fokusácia na ciele; pri každej prestávke alebo pri zmene témy znovu sústreďte pozornosť publika na cieľ, ktorý treba dosiahnuť.
Tip 5: Zlaďte cieľ a metódu
Cieľ, pre ktorý poradu zvolávate, vám môže sugerovať istý spôsob vedenia porady. Každá časť porady môže byť pritom vedená odlišne. Ak je cieľom napríklad spracovať nové informácie, môžete poradu začať formálnou prezentáciou a pokračovať otázkami a odpoveďami. Ak potrebujete naopak vylicitovať informácie, môžete začať stanovením problému a potom otvoriť diskusiu, pričom niekto bude viesť flipčartový protokol. Pri hľadaní rozhodnutí môžete využiť brainstorming, môžete spoločne zozbierať informácie o pozadí problému a možnostiach riešenia, môžete stanoviť kritériá rozhodovania, dohodnúť sa na tom, kto bude mať konečné slovo a pod.
Pýtajte sa: čo je cieľom porady? Ako možno tento cieľ čo najefektívnejšie dosiahnuť? Váš cit vám už napovie správne riešenie. Jediné, čo musíte urobiť, je zastaviť sa a položiť si spomínané dve otázky.
Tip 6: Úspech porady
Úspech porady bude často závisieť na tom, s akým pocitom sa jej budú účastníci zúčastňovať. Preto by ste mali uvítať všetky nápady. Nikomu sa neslobodno vysmiať, nikoho neslobodno zahriakovať. Dokonca aj k zlým nápadom sa treba správať s istou úctou – aspoň povedzte presne, prečo sa nimi zaoberať nebudete! Nielenže tým pomôžete tomu, kto s nápadom prišiel, ale vyhnete sa aj možnosti, že ste nápad zle pochopili a hodíte cez palubu dobrú myšlienku.
Vyhýbajte sa kritike osôb. Ak napríklad príde na poradu niekto nepripravený, netreba sa o tom zbytočne rozširovať. Oni si to istotne všimnú aj ostatní a ich nátlak bude previnilcovi rozhodne nepríjemný. Ak budete previnilcov umóresňovať, môžete tým vyvolať neproduktívny konflikt, ktorý vám zožerie veľa času a neprispeje k dosiahnutiu výsledku. Miesto toho navrhnite nejaké náhradné riešenie: „Bez týchto informácií sa ďalej nepohneme, mohol by si nám ich rozposlať do zajtra obeda?“
Tip 7: Reagujte na problémy
Ak niektorý z účastníkov odbočí, vráťte ho späť k téme: „o tomto sa môžeme rozprávať inokedy, ale čo ty osobne hovoríš na to-a-to?“
Ak zavládne zmätok a neporozumenie, parafrázujte: „Chápem to správne, že…?“ A ak opýtaný naďalej melie svoje, počkajte do jeho najbližšieho nádychu a prerušte ho: „áno, rozumiem že to-a-to, je tu niekto inej mienky?“
A ak niekto prišiel s príliš nejasným príspevkom, spýtajte sa: „Čo presne tým myslíš?“
Reagujte aj na neverbálne signály nesúhlasu (napr. mračenie, krútenie hlavou, mávnutie rukou). Oslovte ho priamo: „A čo si myslíš ty, Jožo?“
Ak niekto evidentne hovorí nezmysly, hľadajte najbližší rozumný záchytný bod: „Chápem, že by to tak fungovalo v prípade …, ale čo by sa stalo, keby ,,,?“ A ak sa rozhodnete nesúhlasiť, veľmi presne povedzte, prečo: „Nesúhlasím, lebo…“
Autor: Candie Perkins, My Organized Life™
1,066 total views, 1 views today
