Ako nasmerovať tímy svojej firmy na vyššiu výkonnosť

Dá sa to – nastavením odmeňovacieho modelu na vyššiu výkonnosť. Treba k tomu skúsenosti, vhodné odmeňovacie modely, schopnosť nastaviť variabilnú zložku na tímové odmeňovanie a celú firmu môžete zmeniť na inú – cez iné odmeňovacie modely.

Čo na to treba?

Iné odmeňovacie modely. Súčasný systém je vo firmách taký, ktorý už po niekoľkých rokoch zabúda na rozdiely vo výkonnosti a dáva všetkým rovnaké odmeny. To znamená odmeny dané percentom zo základnej mzdy. Nedostanú ho v plnej výške len tí, ktorí sa previnili známym percentom neúčasti voči pracovným dňom. Môžu to byť 2-3 dni dovolenky, ale aj 2 týždne.

Odmeňovacie modely bežne limitujú výšku odmeny maximálnym percentom. To sa v systéme „nové odmeňovanie“ nerobí, tak sa spočíta tímová výška odmeny a tá pokiaľ sedí, tak sa priradí odmena všetkým, aj keď nie rovnaká. Samozrejme, že väčšinou sedí, tak sa menia len individuálne odmeny – vždy v podiele osobnej výkonnosti a robí to len nadriadený daného tímu.

Typy odmeňovacích modelov

Používame päť odmeňovacích modelov, každý má iné určenie:

  • tímový odmeňovací model pre výrobárov, v ktorom sa variabilné odmeny počítajú na základe odpracovaných hodín a ďalších parametrov, napríklad kvality výroby. Tento model výroby sa používa vtedy, ak existuje možnosť použiť daného výrobára aj vtedy, ak nejde o jeho zmenu
  • tímový odmeňovací model bez fondu vedúceho, v ktorom sa variabilné odmeny vypočítajú a vyplatia. Tento model je vhodný vtedy, keď v tíme vedúceho neexistuje možnosť pracovať na dohodu – napríklad v tíme údržbárov
  • tímový odmeňovací model s fondom vedúceho, v ktorom existuje možnosť pracovať podľa určených kritérií výkonnosti, alebo aj pracovať za dvoch v tom istom čase. Napríklad vedúci koordinátor takto môže odmeňovať vedúcich majstrov údržby, ktorí sa dočasne starajú o dva tímy – o svoj a o iný, ktorého majster tu nie je
  • odmeňovací model s odpracovanými hodinami, kde sa odmeňuje na základe odpracovaných hodín. V tomto modeli môžu pracovať ľudia s navzájom s rôznou činnosťou, avšak na základe odpracovaných hodín a ďalších parametrov, ktoré hodnotí nadriadený
  • odmeňovací model s uznanými hodinami, kde sa odmeňuje na základe uznaných hodín. V tomto modeli sa odmeňujú ľudia podobne ako v predchádzajúcom modeli, ale na základe uznaných hodín, ktoré neodpracovali v práci, ale sčasti doma.

Použitý odmeňovací model pre konkrétne oddelenie je rozhodnutie vedúceho toho oddelenia, jeho nadriadeného a aj správcu systému – aby sa nestalo, že použitý odmeňovací model bude nevhodný pre daný typ oddelenia.

Čo sa hodnotí v odmeňovacích modeloch?

V každom odmeňovacom modeli je možné nastaviť, ktoré parametre sa hodnotia pri zbere výkonu. Napríklad to môžu byť pracovné výstupy, splnené plány, odpracované hodiny, ale aj použitý materiál, či nájdené nesprávne výstupy niekoho iného.

Podstatou je dopredu sa dohodnúť, ktoré prvky pracovného konania sa do počtu zarátajú, ktoré nie a ktoré budú hodnotené so záporným znamienkom – napríklad použitý vstupný materiál, ktorý už nejde zmeniť za iný.

Zoznam tohto materiálu musí vystihovať prácu dôkladne, aby sa nestalo, že želateľný výstup nie je započítaný alebo že nie je započítaný neželateľný výstup.

Je takto navrhnutý odmeňovací model použiteľný?

To je zásadná otázka pre každé oddelenie. Ak počet členov oddelenia stúpne nad 20, vzniká otázka, ako to môže daný nadriadený riadiť – a či pri takom počet nie je ohraničená jeho právomoc. Je to otázka na spôsob riadenia, nie otázka na povinnosti v súvislosti s odmeňovaním.

Ak odpoveď znie „nie“, tak treba zvýšiť počet riadiacich zamestnancov a znížiť počet jeho podriadených. Napríklad ak tímov je 3 a počet podriadených je 68, tak asi treba počet podriadených zvýšiť na 4, čím klesne počet podriadených na menej ako 20.

Hodnotiace moduly na všetky hodnotené tímy

Potom treba hodnotiace moduly opísať – to znamená, že treba vyrobiť hodnotiaci modul na všetky tímy v rámci daného podniku. Vznikne tým množstvo súborov, ktoré tvoria daný tím. Jeden z nich je hlavný súbor, ktorý používa nadriadený pri výpočte odmien a ďalší je tiež hlavný súbor, ktorým nadriadený počíta osobné ukazovatele pre každého nadriadeného.

Ostatné sú podriadené súbory – sú tam súbory pre každého podriadeného, súbor so vstupnými dátami pre výpočet odmien a tiež viaceré súbory reprezentujúce vstupné premenné pre každého podriadeného daného tímu.

Tak vznikne modul súborov, ktorým možno opísať všetky súbory daného tímu. Koľko takých súborov bude, toľko modulov je v systéme opísaných.

Dva osobitné moduly

Systém na opis súborov obsahuje ešte dva iné moduly – modul Spravca a modul System. Modul Spravca je veľký, pretože obsahuje všetky moduly na podporu práce správcu systému. Ide najmä o moduly:

  • Asistent_KSI
  • Asistent_TabuliekVykonov
  • zoznam všetkých pracovných miest, kde každé pracovné miesto je opísané svojím súborom
  • zoznam všetkých návodov na prečítanie pre odmeňovaných
  • viacero možností, ako prezerať a meniť niektoré tabuľky tímov – napríklad zloženie tímov, zoznam tímov, stav fondov vedúcich, stav tímov
  • viacero možností, ako prezerať a meniť niektoré tabuľky odmien – napríklad načítanie odmien, predčasné rozmrazenie, nové hodnotiace obdobie, ročný sumár odmien
  • ďalšie možnosti, ktoré tu nie sú dôležité.

Druhý, vyšší súbor System, obsahuje všetko potrebné na fungovanie modulu Spravca. Je tu modul EPM.xlsm na možnosť kliknúť na jeden z modulov všetkých oddelení (to majú iba priamy a vyšší nadriadení), na modul Demo (to majú všetci nadriadení), na možnosť kliknúť na niektorý z modulov príručiek a tiež na modul Správca – sem kliká iba správca celého systému EPM (Electronic & Protective Management).

Skúsenosti z práce so štruktúrou EPM

Po kliknutí na modul EPM.xlsm sa otvorí pole gombíkov, ktoré reprezentuje možnosť kliknúť na niektoré z gombíkov. Každý nadriadený má svoje gombíky, ktoré rád používa a na ktoré má dosah. Ak niektorý nadriadený nemá právo kliknúť niektorý gombík a urobí to, dostane signál o neprípustnosti jeho kroku.

Po kliknutí na povolený gombík sa zobrazí nová štruktúra gombíkov, na ktoré môže používateľ klikať. To umožní prístup ku gombíkom, ktoré sú cieľovým stavom – napríklad gombík na zadanie parametrov vstupu, gombík zadanie parametrov stavu, gombík zadanie parametrov výstupov, …

Takto môže používateľ vyvolať ktorúkoľvek funkciu, ktorá je mu prístupná. Napríklad zoznam zamestnancov daného oddelenia, všetky dátové vstupy, odpracované hodiny, osobné výsledky, vklad/výber z fondu vedúceho, mimoriadna odmena, atď. Takto možno zostaviť zoznam zamestnancov pre ktorýkoľvek útvar spoločnosti.

Opis vytvorenej štruktúry

Štruktúra EPM má teraz spolu cca 500 MB a časom sa bude rozširovať do ďalších MB s cieľom cca 2 – 5 GB. Pribudnuté súbory sú tie, ktoré sa vytvorili v priebehu mesiacov, pričom sa skladujú cca 3-12 mesiacov po dobe použitia daného mesiaca, avšak dĺžka použitia sa dá nastaviť. Znamená to použiť štruktúru súborov s dĺžkou cca 3 až 12 mesiacov podľa typu súboru.

Štruktúra EPM je nastavená do viacerých adresárov, ktoré majú prístup od jedného používateľa až po všetkých používateľov. Najväčší prístup majú HR manažér daného podniku a operátor EPM. Najnižší prístup majú spotrebitelia jedného oddelenia – vedúci toho oddelenia. Žiaden prístup do štruktúry EPM majú výkonní pracovníci.

Dokončenie štruktúry EPM

Štruktúra EPM má dnes cca 90% všetkých oddelení, ktoré do nej majú patriť. Sú v nej oddelenia, ktoré majú od 5-18 zamestnancov a mnohé z nich sú výrobné oddelenia s počtom zamestnancov okolo 15. Celkový počet zamestnancov v tom podniku je viac ako 1000.

Zastavenie vývojových prác počítame v januári 2021 s tým, že určitý čas pôjde štruktúra paralelne s doterajším odmeňovacím systémom na zistenie rozdielov odmien. Počnúc 1. 3. 2021 sa štruktúra EPM zmení na pracovnú štruktúru a bude generovať výsledky do odmenového balíka. Tie sú nastavené podľa typu pracovných miest na 14% až 30% voči základným mzdám.

Používanie štruktúry EPM

Štruktúra EPM už dnes obsahuje zamestnancov v približne viac ako 50 tímoch, ktoré majú rôzne odmeňovacie modely a v nich rôzne výkonové charakteristiky. Z nich sa vypočítava ich odmenový balík a rozpočítava sa na jednotlivcov.

Individuálne odmeny už dnes môžu stúpnuť alebo klesať podľa individuálnej výkonnosti, avšak celkový parameter odmeny daného oddelenia nemôže stúpnuť nad 100%. To bude možné až po celkovom vyladení odmien.

Počítame s tým, že odmeny do 1. 3. 2021 budú porovnávané s cieľmi a pravidlá budú upravované. Po 1. 3. 2021 bude systém EPM použitý na riadne vypočítanie odmien pre všetky oddelenia firmy.

Ivan Burger

Ivan Burger je riaditeľ vzdelávacej spoločnosti ibis partner Slovakia, s.r.o., senior tréner manažérskych zručností a podnikový poradca pre oblasť riadenia výkonnosti prostredníctvom KPI a Balanced Scorecard .

 2,727 total views,  3 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.