Ako presvedčiť vedenie, že je načase dať do poriadku podnikové procesy?

Procesy sú predpokladom pre to, aby organizácie mohli rásť. Bez nich by sa nemohli rozvíjať a udržiavať si svoj štandard, kvalitu a vnímaný imidž. A tak by ste mali premieňať svoju prácu na procesy všade tam, kde je to možné. Lenže procesy nebývajú obvyklá módna téma u manažmentu a tak môže mať HR úsek problémy presvedčiť manažérov, aby sa venovali niečomu natoľko „triviálnemu“… Tu je zopár argumentačných tipov:

„Ale prečo sa vlastne musíme venovať procesom?“

Preto, lebo procesy nám pomáhajú odstrániť dva veľké problémy, s ktorými firmy obvykle bojujú:

  • že im odchádzajú kľúčoví ľudia
  • že prichádzajú o špecifické poznatky.

Keď nám odíde kľúčový pracovník

Pre každú organizáciu je to nočná mora – niekto, kto je srdcom a dušou časti organizácie a vie, za ktoré nitky treba kedy potiahnuť, má náhle nehodu, na dlhú dobu vypadne, zomrie, alebo odíde ku konkurencii (a je kľúčový u nich). U vás nezostane nikto, kto by poznal jeho ťahy, mal vybudované jeho vzťahy a vedel ho plnohodnotne zastúpiť. Veci sa začínajú kaziť, termíny sa nedodržiavajú, náklady vystrelili do výšky, zákaznícke vzťahy chladnú. Čo teraz?

Môžeme si na to požičať obraz od Jima Collinsa z jeho knihy Built to Last: Successful Habits of Visionary Companies: Máme pracovníka menom Joe. Joe taktuje čas: hovorí, koľko je hodín. Keď odíde, nikto iný nevie povedať, koľko je hodín, a celá vaša organizácia sa stáva zraniteľnou. Ale miesto toho, aby ste nútili Joa hovoriť čas až do okamihu jeho odchodu (a potom ešte aj z dôchodku), urobte niečo iné – dajte mu skonštruovať hodiny. Ak to urobí, aj keď odíde, hocikto iný bude vedieť povedať, koľko je hodín.

Tieto „hodiny“, to sú vaše podnikové procesy. Popisujú spôsob, akým Joe robí svoju prácu. Ak Joe odíde a vy máte jeho procesy popísané, hocikto s porovnateľnými schopnosťami bude vedieť nastúpiť na jeho miesto a nahradiť ho do istej miery okamžite.

Keď nám utekajú špecialisti

Tento problém sa veľmi podobá na problém s kľúčovými pracovníkmi a často vyzerá ako exodus dobre vytrénovaných, odborne zdatných zamestnancov. Aj keď dvaja ľudia robia tú istú prácu, nemusia dosahovať porovnateľné výsledky, pretože jeden môže mať špecifické poznatky alebo konexie. A aj pre vás nie je jednoduché nahradiť špecialistu iným špecialistom z podobnej oblasti, pretože v rôznych oblastiach panujú iné požiadavky, vstupujú do hry odlišné premenné a rôzne oblasti majú rôznych zákazníkov a ošetrujú odlišné preferencie.

Niekedy vaši špecialisti potrebujú dlhé roky a veľa tréningov na to, aby obsiahli všetky špecifické poznatky, potrebné pre to, aby uspeli v svojej práci. A ak sa vy ako podnik spoľahnete, že si na trhu nájdete „náhradu“, budete prekvapení, ako dlho potrvá, než táto náhrada dorastie do topánok odchádzajúceho špecialistu! Tento proces obsahuje veľa „vynaliezania kolesa“ – len preto, že nikde nebolo popísané, ako to koleso vyzerá a ako sa používa. Pre podnik to znamená zníženú produktivitu, pretože ľudia potrebujú nachádzať riešenia problémov, ktoré už dávno pred nimi niekto iný vyriešil – lenže nedokumentoval a dnes tu už nerobí.

A tu zasa vstupujú do hry procesy – popis špecifických rutín, akými sa čo robí, a databáza poznatkov o riešení problémov v minulosti. Všetko, čo už máte v nejakej podobe podchytené a zdokumentované, predstavuje ďalší kúsok podnikových poznatkov, ktoré neodídu s pracovníkom.

Okrem toho to ošetruje ešte jednu vec: keď niekto vie, že je pre svojho zamestnávateľa nenahraditeľný, môže si začať diktovať podmienky. Nepotrebujete byť vydierateľní… potrebujete mať špecifické poznatky podchytené, popísané a nainštalované ako rutiny pre všetkých.

Procesy umožňujú merať kvalitu a výkonnosť

Predstavte si nasledovnú situáciu. Máte dvoch pracovníkov, ktorí vykonávajú identickú úlohu. Na konci dňa sa výsledok jedného celkom odlišuje od výsledku druhého. Ako zmeriate ich kvalitu? A ak dôjde k chybe, ako určíte, kde sa chyba stala?

Ak sa výsledky silne odlišujú, je takmer nemožné odhadnúť (alebo merať) kvalitu výstupov vášho podniku. Tá sa dá merať len vtedy, ak sú výsledky vysoko predvídateľne podobné. A tu zasa vstupujú do hry procesy. Procesy štandardizujú spôsob, akým sa v podniku veci robia. Ak sa pracovníci držia popísaných procesov, dávajú vysoko podobné, predvídateľné výsledky. To vytvára rozumný základ pre meranie kvality a výkonnosti a ukazuje podniku, kde peniaze zarába a kde ich stráca.

Ale pozor: Procesy nebudú všeliekom, pokiaľ má podnik aj kreatívne pracovné pozície. Na tých je želateľné, aby pracovníci uplatňovali svoju individualitu, a podnik len spätne vyhodnocuje, čie nápady mali preň väčší prínos. A pre typy prác niekde v strede medzi „kreatívcami“ a „operatívou“ platí jedno: existujú všeobecne uplatniteľné procesy (napr. brainstorming), ktoré sa dajú použiť na zvýšenie predvídateľnosti a kvality výsledku – ak ich uplatníte.

Procesy odhaľujú miesta, kde fungujeme neefektívne

Len čo začnete popisovať procesy, dostaví sa ešte jeden nečakaný benefit – začnú vám ukazovať na miesta, kde vaša organizácia stráca výkonnosť a peniaze. Ak teda preskúmate každú podstatnú operáciu a formalizujete ju do podoby procesu, dostanete úžasnú príležitosť zvýšiť výkonnosť a úroveň kvality výstupov – a pritom náklady na to budú len minimálne!

 2,149 total views,  3 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.