Pre prezentátora jedným z najťažších publík je vrcholový manažment. Títo ľudia sú vysoko netrpezliví, pretože ich kalendáre sú plné, a musia robiť množstvo vysoko riskantných rozhodnutí, pričom často nemajú dostatok času na to, aby zvažovali možnosti. To znamená, že nebudú sedieť na prezentácii a čakať, kedy konečne príde to veľké odhalenie. Proste vám skočia do reči a prevezmú kontrolu, ešte než sa dostanete k veci.
Je to frustrujúce, pretože im pravdepodobne máte hodne čo povedať – a možno už druhá príležitosť nebude. Ale ak chcete, aby vás vôbec počúvali, začnite hneď tým, čo ich zaujíma, rýchlo im odprezentujte podstatné informácie, vyžiadajte si otázky a zodpovedajte ich. Ak sa budete držať tohto pravidla, radi si vás vypočujú znova.
A ako upútate ich pozornosť, aby vás počúvali?
- Začnite krátkou sumarizáciou. Povedzme, že máte 30 minút na svoju prezentáciu. Tak sa tvárte, že máte len nejakých 5 minút, a prispôsobte sa tomuto času. To vás donúti orezať všetok balast, ktorý by ste normálne do prezentácie zapojili, pretože by bol dôležitý pre vás. Miesto toho sa sústreďte na relevantné zistenia, závery, odporúčania a výzvu. Všetko to povedzte jasne na začiatku a až potom prejdite k dátam, o ktoré sa opierate, a k inému podpornému materiálu.
- Jasne stanovte, čo sa bude diať. Povedzte im, že najprv im odprezentujete všetko v kocke a že potom bude čas na diskusiu. Aj tí najnetrpezlivejší manažéri budú čakať, kým sa dostanete k odporúčaniam a výzvam, a až potom sa začnú vypytovať.
- Urobte si sumarizačný slajd. Keď si pripravujete prezentáciu, začnite slajdom, na ktorom budú všetky vaše kľúčové body, a zvyšok považujte za “prílohu”. Platí tu pravidlo 10% – ak máte 50 slajdov, maximálne 5 by malo byť sumarizačných. Keď odprezentujete sumarizáciu, dajte skupine možnosť určovať si diskusiu a ak sa vyskytne nejaká špecifická otázka, použite svoje “prílohové” slajdy na to, aby ste ju zodpovedali. Manažéri často potrebujú niektoré veci rozobrať do hĺbky, ak majú urobiť rozhodnutie. Keď k tomu príde, rýchlo vysvieťte zodpovedajúce slajdy a poskytnite im doplnkové údaje.
- Poskytnite to, čo sa od vás očakáva. Ak sa od vás očakávajú informácie o úspešnosti nového produktu na trhu, tak začnite tým a až potom prejdite na niečo iné.
- Natrénujte si prezentáciu vopred. Prejdite si slajdy i váš komentár s kolegom, ktorého názoru dôverujete. Najlepšie ak je to niekto, kto je u vrcholového manažmentu obľúbený prezentátor. Nechajte ho posúdiť, či idete k veci dostatočne rýchlo a priamo, či vaše slajdy vyhovujú po informačnej stránke i z hľadiska prehľadnosti a či ste nezabudli na nejaké očakávanie, ktoré by vaše publikum mohlo mať.
Zdroj: Nancy Duarte
4,152 total views, 12 views today
