Ako sa pripraviť na rokovanie s partnerom z inej kultúry?

V súčasnej dobe je bežné, že zamestnanci alebo partneri spoločnosti pochádzajú z viacerých kultúr. Firmy sa snažia vytvárať vhodné podmienky pre medzikultúrnu pracovnú klímu, ktorá má prispievať k novým inovatívnym riešeniam a osloveniu zákazníkov z rôznych kultúr. Zakladajú svoje pobočky po celom svete a hľadajú partnerov na lokálnych trhoch. To, že príprava na rokovanie je základom úspechu, vedia manažéri, obchodníci i začínajúci podnikatelia. Čo to však znamená dobre sa pripraviť na rokovanie so zahraničným partnerom?

Celý svet sa riadi číslami, a preto čísla a prezentačné materiály v rôznej forme patria k rokovaniu. Internet nám ponúka veľké množstvo informácií, ktoré nám predstavia nášho budúceho partnera v rôznych oblastiach jeho činnosti. Vyzbrojení číslami, referenciami a propagačnými materiálmi sa môžeme vydať na rokovanie a myslieť si, že sme sa dobre pripravili. Samozrejme, sme si vedomí, že musíme byť vhodne oblečení a pripravení rokovať v cudzom jazyku, najčastejšie v angličtine.

Pripravili sme sa však aj na to, že náš rokovací partner je z inej kultúry?

Náš partner sa určite poteší, že sme si naštudovali informácie o jeho spoločnosti a pripravili skvelú prezentáciu. Na záver rokovania však môže mať dojem, že jeho záujmy nie sú v súlade s našimi záujmami. Nemôžeme predpokladať, že „my manažéri na rovnakej úrovni riadenia“ si rozumieme vždy a všade, keď je naša angličtina rovnako dobrá. Navonok síce rozprávame rovnakou rečou, ale vo vnútri má každý obchodný partner svoj „vlastný softvér“, ktorým spracováva rovnaké anglické slová iným spôsobom.

Čo by sme mali vedieť o „kultúrnom softvéri“ nášho obchodného partnera?

V prvom rade by sme si mali odpovedať na otázku, čo od nás partner očakáva na prvom stretnutí. Či sa ihneď od prvých minút bude zaujímať o náš návrh spoločného projektu, alebo chce skôr spoznať partnera, s ktorým bude v budúcnosti spolupracovať. Často sa stáva, že jedna strana odchádza z rokovania sklamaná, pretože potenciálny obchodný partner sa pýtal na všetko okrem spoločného projektu, ktorý je pre nás hlavným dôvodom stretnutia.

Ak si partner vopred neuvedomí, že sa stretne so zástupcom kultúry zameranej na budovanie vzťahov, môže mať na záver pocit, že jeho partner sa na stretnutie nepripravil. Na druhej strane však zanechá dojem, že mu ide len o zisk a čísla.

Ak sa teda chystáte na rokovanie na juh Európy, pripravte sa, že úvodné stretnutie bude venované vzájomnému spoznávaniu sa. Ak je váš partner zo severských krajín alebo z Nemecka, už na prvom stretnutí využijete svoje poklady pri prejednávaní konkrétnych krokov.

Prísť na stretnutie 10 minút vopred, presne načas alebo radšej neskôr?

My, Slováci, by sme prišli radšej 10 minút vopred, keď ide o prvé dôležité obchodné stretnutie. Chceme predsa urobiť dobrý dojem a preukázať nášmu partnerovi úctu. Ale prečo nás on nechá sedieť v konferenčnej miestnosti, keď sme na miesto stretnutia leteli niekoľko stoviek kilometrov? Chce nám povedať, že on je ten dôležitejší?

Každá kultúra má iné chápanie času. Základné rozdelenie je do dvoch skupín, a to kultúra polychrónna a monochrónna. Polychrónna kultúra je typická pre Taliansko alebo Španielsko. S monochrónnou kultúrou sa stretneme predovšetkým na severe a západe Európy.

V polychrónnej kultúre čas nie je dôležitejší ako ľudia, preto sa môže stať, že náš obchodný partner mešká. Je preňho prirodzené, že rieši viacero úloh súčasne. Hoci sa snaží prísť načas, môže sa stať, že niektorá úloha si od neho vyžaduje rýchle riešenie na poslednú chvíľu. Netreba preto strácať vnútorný pokoj a dať partnerovi najavo, že vás tým urazil. V prípade, že práve váš projekt bude potrebovať zopár minút navyše, rád vám ich nabudúce dopraje, hoci bude na inom mieste meškať.

Je potrebné si premyslieť, ako začať obchodné rokovanie alebo sa to ukáže priamo na mieste? Je vhodné začať rokovanie krátkym spoločenským rozhovorom alebo ten vôbec do vážnych pracovných rokovaní nepatrí?

Krátky spoločenský rozhovor alebo tzv. „small talk“ určite patrí na úvod obchodného stretnutia alebo rokovania. Bez ohľadu na vážnosť témy, cieľom oboch rokujúcich strán je vytvoriť pracovné prostredie, ktoré bude viesť k vzájomnému súladu.

Dá sa však nejako na „small talk“ pripraviť? Môžem niečo zvolenou témou pokaziť?

Každá kultúra má niekoľko oblastí, ktoré účastníkov rokovania potešia, keď sa spomenú v neoficiálnej časti. V prípade, že taliansky futbalový tím zvíťazil nad slovenským tímom, taliansky partner bude mať určite dobrú náladu, ak jeho krajine k tomuto úspechu zablahoželáme. Jednoduché otázky o  meste alebo krajine, v ktorej prebieha rokovanie, rozprúdia úvodnú diskusiu. Tá neskôr plynule prejde do plánovaného programu rokovania.

Do rozpakov sa však môžeme dostať, ak sa nášho partnera spýtame na jeho politický názor alebo budeme kritizovať jeho krajinu. Politická história, hodnotenie aktuálnej situácie alebo vzťahov s jednotlivými národnosťami nie sú vhodnými témami na neformálne otvorenie stretnutia.

Rokovanie sa začalo a partner nám dá možnosť predstaviť projekt, ktorý mu ponúkame. Radi využijeme túto príležitosť a ponúkneme mu naše materiály. V tomto prípade je náš obchodný partner spokojný s číslami, ktoré sme mu ponúkli. Bez ohľadu na to, že má nasledovať naša powerpointová prezentácia, na nás začnú padať priame otázky o slabých stránkach nášho projektu.

Prečo hneď v úvode hovoríme o rizikách a možných problémoch? Tieto informácie samozrejme patria medzi údaje analýzy, ale prečo by sme ich mali rozoberať ako prvé? Je to kritika zo strany nášho partnera, ktorá nám naznačuje, že nemá o projekt záujem?

Netreba ihneď strácať nádej. Práve sme zistili, že na druhej strane máme zástupcu priameho komunikačného štýlu, ktorý je typický napríklad pre nemeckých partnerov. Tí si už vopred naštudovali materiály, ktoré sme im poslali. Teraz ich zaujímajú už len riziká, na ktoré sa opýtajú priamo bez zdvorilostných fráz, ktoré by použil zástupca nepriameho komunikačného štýlu.

Priame otázky a priame odpovede sú pre nášho partnera potvrdením, že náš projekt pripravili odborníci, ktorí počítajú s možnými rizikami. Nášho nemeckého partnera zaujíma, či máme pripravený dôkladný plán, ako predísť všetkým možným rizikám. Okrem priameho komunikačného štýlu sa vyznačuje vysokou tendenciou naplánovať všetky kroky vopred, aby nenastala situácia, na ktorú vopred nemyslel.

Mali by sme však byť opatrní, aby sme rovnakú taktiku nepoužili v prípade rokovania s partnerom z Talianska. Aj ten sa bude určite zaujímať o čísla. Avšak treba zvoliť vhodné množstvo, pretože 10 strán s podrobnými tabuľkami bez zmienky o histórii spoločnosti a jej referenciách ho nezaujme.

Prečo je váš obchodný partner prekvapený, keď mu poviete, že líder tímu sa na stretnutí nezúčastní?

Veď celý čas ste práve vy komunikovali s partnermi a pripravovali dnešné stretnutie. Máte všetky potrebné informácie a splnomocnenie.

Pravdepodobne s vami rokujú zástupcovia kultúry, kde pracovná pozícia partnerov zohráva dôležitú úlohu. Keď dostanete informáciu, že na stretnutí sa zúčastní líder tímu a zástupca, je potrebné, aby aj vašu spoločnosť zastupovali manažéri na rovnakej pracovnej úrovni. Táto skutočnosť je obzvlášť dôležitá pri stretnutí s partnermi z Číny alebo Japonska, kde pracovná pozícia určuje spôsob, ako k danému partnerovi pristupovať.

Prečo?

Toto slovo v predchádzajúcom texte zaznelo niekoľkokrát, aby nás upozornilo na to, že príprava čísel a propagačných materiálov na rokovanie je prvým základným krokom. Druhý krok spočíva v stanovení rokovacej taktiky, ktorá zohľadňuje hodnoty a  „kultúrny softvér“ nášho rokovacieho partnera. Je len na nás, či podané informácie „kultúrny softvér“ nášho rokovacieho partnera spracuje alebo bude hlásiť chybu v systéme, o ktorej náš partner nebude hovoriť nahlas.

Eva Gáboríková

Eva Gáboríková ako konzultant medzikultúrnej komunikácie vedie workshopy a tréningy ako riešiť medzikultúrne pracovné problémy, prekonávať komunikačné bariéry a kultúrne nedorozumenia v biznise. Spolupracuje s firmami, ktoré pripravujú svojich lídrov a tímy na zvládnutie kultúrnych rozdielov a pochopenie zákazníkov z iných

779 total views, 2 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.