Dobre organizovaný manažér: 5 účinných rád, ako lepšie vyťažiť viac zo svojho času

Nemôžete byť efektívni a produktívni, pokiaľ nemáte plán, ako budete tráviť svoj čas v daný deň. Preto je dôležité najprv zistiť, čo všetko cez deň robíte, a potom nájsť spôsob, ako to robiť čo najproduktívnejšie.

Tu je niekoľko jednoduchých metód, ako vyťažiť viac zo svojho pracovného času.

Vyvarujte sa vyrušení

Keď sa potrebujeme vysporiadať s vyrušeniami, potrebujeme znížiť ich dopad na našu prácu na minimum.

Prvý krok je veľmi dobre uvážiť, koho k sebe pustíme na návštevu. To neznamená, že prestaneme byť ľuďom k dispozícii, len sa potrebujeme ubezpečiť, že keď za nami niekto príde, tak má skutočne problém na diskutovanie, nielen chuť posedieť si pri kávičke, rozoberať najnovšie udalosti a pripravovať nás o čas.

Každá návšteva by mala mať vymedzený čas. Jasne ukážte návštevníkovi, že máte veľa roboty a radi by ste sa k nej vrátili tak rýchlo, ako sa len dá.

Ak vás príde navštíviť kolega a potrebuje pomôcť, je lepšie prejsť na jeho pracovisko, odkiaľ sa môžete vzdialiť, keď budete vy potrebovať. Ak sa dá pomoc presunúť na neskôr, dohodnite si s ním čas, kedy sa mu budete venovať – tým neprerušíte svoj harmonogram. Pokiaľ ste k dispozícii viacerým kolegom ako poradca, vyhraďte si pre takéto prípady pevný čas a vtedy robte podradnejšie práce (napr. upratovanie), ktoré môžete kedykoľvek prerušiť.

Nie vždy však máte všetko pod kontrolou. Keď sa vyskytne kríza a ohrozí celý váš plán, prehodnoťte svoje priority, pokúste sa niečo oddelegovať alebo hľadajte iné riešenie, ako naplniť to, čo ste si naplánovali.

Naučte sa hovoriť „nie“

Tu je niekoľko citlivých spôsobov, ako niečo odmietnuť:

  • „Dokážeš sa zatiaľ s tou situáciou vysporiadať nejako aj sám? Musím najprv dokončiť (povedzte niečo o úlohe) a venovať sa ti budem môcť až poobede.“
  • „Chápem, že to ponáhľa, lenže momentálne pracujem na (…) – ako inak by sa to dalo zabezpečiť?“
  • „Teraz je pre mňa veľmi zlý čas, pretože musím najprv (povedzte úlohu).“

Ako je rozložený váš pracovný stôl?

To, že pracujete, ešte neznamená, že vaše pracovné prostredie musí byť hnusné alebo nudné. Naopak, čím podnetnejšie prostredie, tým kvalitnejšie výstupy. Živé prostredie vyvažuje únavnosť niektorých prác, len treba dať pozor, aby nedochádzalo k vyrušeniam (napríklad si vypnúť zvukovú signalizáciu, keď vám dôjde nová správa.)

Dobré pracovné podmienky však nie sú len o atmosfére. Ak chcete byť na pracovisku produktívnejší, zorganizujte si ho tak, aby odrážalo tok práce.

Odpracte z pracovnej plochy všetko, čo už nepotrebujete.

Pouvažujte nad tým, kde ukladáte papiere a dokumenty. Mali by ste byť schopní nájsť čokoľvek okamžite, bez dlhého hľadania. Rozložte papiere na stole v tom poradí, ako ich budete potrebovať, aby ste nemuseli preskupovať veci a nezaložili inam omylom dôležité dokumenty a museli ich neskôr prácne zhľadúvať.

Dobrá komunikácia = efektívnosť

Podstatnou súčasťou manažmentu času je dostať svoju správu ku kolegom tak účinne, že nebudú vznikať dodatočné otázky alebo neskoršie aj nedorozumenia. Tým obmedzíte neskoršie vyrušenia a krízy, o ktorých sme už hovorili. Ak nekomunikujete pracovné ciele jasne a zrozumiteľne, budete mať problémy viesť väčší tím ľudí a súčasne si odvádzať vlastnú prácu bez potreby zostávať na pracovisku dlhšie.

Komunikácia je obojsmerný kanál. Načúvajte pozorne a hovorte jasne. Zabezpečte kontrolnými otázkami, že ste dobre porozumeli požiadavkám, a kontrolnými otázkami zabezpečte aj to, že vaši ľudia porozumeli cieľom, ktoré majú dosiahnuť. Komunikujte jasne svoje očakávania, aby neboli neskôr nepríjemné prekvapenia. A keď na vás niekto hovorí, venujte mu svoju plnú pozornosť, aby sa nebolo treba opätovne dopytovať.

Zjednodušte mailovú komunikáciu

Pokiaľ podnik používa nejaké skratky, používajte ich aj vy, aby ste ľahšie podľa hlavičky mailu („premet“) dali najavo, o čo pôjde. Vyžadujte to isté od svojich podriadených alebo komunikačných partnerov.

Naučte sa čítať rýchlo, alebo aspoň rýchlejšie.

Zástavkami označujte len urgentné maily a vyhýbajte sa pripájaniu veľkých súborov. Miesto toho použite intranet alebo hyperlink na úložné miesto súboru, kde si ho môže čitateľ stiahnuť.

Keď niekomu píšete mail, nerobte si alibi tým, že ho pošlete na vedomie aj jeho nadriadenému a svojmu nadriadenému a upratovačke a vrátnikovi. Nadriadených zaťahujte do komunikácie až vtedy, keď sa črtá problém, ktorý nedokážete ošetriť sami. Tým si zabezpečíte, že keď im nabudúce pošlete mail, skutočne si ho aj prečítajú.

Keď píšete mail, viac informácií urobíte „čitateľnými“, keď ich nebudete písať ako odseky hladkého textu, ale dáte ich do odrážok, prípadne dôležité veci vyznačíte hrubým písmom.

 688 total views,  2 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.