Ekonomický princíp pri tvorbe tímov: team-design

Pretože potreby ľudí sú tak nekonečne veľké, kým tovary alebo služby sú len obmedzene dostupné, musíme hospodáriť. Táto základná poučka je súčasťou každej príručky podnikového hospodárstva alebo ekonómie.

Potreby sa neuspokojujú ledabolo, ale plánovito, a to predovšetkým podľa ekonomického princípu:

  •  s danými prostriedkami dosiahnuť čo najvyšší úžitok, alebo
  •  istý úžitok dosiahnuť s vynaložením čo najmenších prostriedkov.

Že sa však podniky tohto pravidla celkom nedržia, dokladá výskum. Podľa neho dokážu podniky premeniť len 50-60% svojho potenciálu na skutočný ekonomický úspech.

A čo to má do činenia s tímami? Nuž, z času na čas sa podniky potýkajú s úlohami, ktoré zjavne presahujú schopnosti jednotlivca. Pokojne sa môže stať, že jednotlivec má len tretinu schopností, ktoré si riešenie úlohy vyžaduje. Podľa toho vyzerá aj výsledok. A v dnešných časoch si žiaden podnik nemôže dovoliť vstúpiť do konkurencie s produktami alebo službami, ktoré využívajú len 30-40% jeho celkového potenciálu.

Odpoveďou je tímová práca. Ako tím označujeme skupinu pracovníkov (pozri aj obr. 1):

  • s doplňujúcimi sa schopnosťami a úlohami
  • ktorí majú spoločný cieľ
  • a za jeho dosiahnutie spoločne nesú zodpovednosť.

Vezmime si napríklad šport: posádka osmiveslice nie je ten tím, ktorý je zodpovedný za to, že sa prvý dostal z bodu A do bodu B. K úspechu prispeli ešte aj tréner, výrobca člnku, športový lekár, sponzori, klub, majiteľ toho úseku rieky, kde sa trénuje, a tak by sme mohli ešte chvíľku pokračovať.

Nikoho však nenapadne tvrdiť, že dobrý veslár je súčasne ten najlepší lodiar alebo kormidelník. Nikto nevyžaduje, aby člen posádky bol súčasne jej trénerom i lekárom. Tento omyl robia len podniky – v svojich zamestnancoch vidia džinov, ktorí hravo plnia všetky ich priania.

Team-design: džin z fľaše?

Základom tímovej práce v podniku je tiež spomínaný ekonomický princíp – sústredenie potenciálov skupiny takým spôsobom, aby čo najefektívnejšie dosiahla úspech. Ako dôležitý nástroj tu vystupuje team-design[1], cielené zostavenie skupiny s ohľadom na úlohu, ktorú má tím plniť, a na cieľ tímovej práce. Kombináciou ich odborností, prístupov a pováh získame efekt ďaleko vyšší, než by dala suma výkonov jednotlivých členov.

Tímy a motivácia

V svojej knihe Mýtus motivácia uvádza Reinhard K. Sprenger, že výmena výkonov medzi podnikmi a pracovníkmi je poznačená troma aspektmi: ochotou poskytovať výkon, schopnosťou poskytovať výkon a možnosťou poskytovať výkon (pozri obr. 2). Za ochotu poskytovať výkon zodpovedá zamestnanec, o rozvoj a zlepšenie schopnosti poskytovať výkon sa rovnakou mierou starajú podnik i zamestnanec a o možnosť poskytovať výkon sa musí vytvorením patričných podmienok postarať podnik.

Pri bližšom pohľade to znamená, že:

  • tvorením tímov dokážeme podstatne zvýšiť ochotu poskytovať výkon
  • kombináciou odborných, metodických a sociálnych kompetencií jednotlivých členov tímu dokážeme podstatne zvýšiť ich schopnosť poskytovať výkon
  • existujú aktivity (možnosti pre výkon), ktoré jednotlivec sám vôbec nemôže využiť (napr. komplexné problémy).

Bojovný duch ako súčasť zamestnania

Prečo má jedinec v tíme omnoho lepšie možnosti, ako keby pracoval sám?

Čo je vlastne tím? Pojem pochádza z angličtiny a označuje „skupinu alebo pracovnú skupinu“ a lexikón dodáva: „Pre americké hospodárstvo typická forma spolupráce. Prenesenie bojovného ducha zo športu do kancelárie alebo dielne.“[2]

Ako tím ale označujeme aj prípad, keď nadriadený dobre vychádza s podriadenými, keď vychádzajú spolu kolegovia navzájom alebo keď je viacero pracovníkov spojených v jednom výrobnom procese. Pre takéto prípady lepšie vyhovuje definícia Encyklopédie manažmentu[3]: Tím je špeciálna forma pracovnej skupiny, ktorá obvykle býva vytvorená ako oficiálna štruktúra na isté časové obdobie a stojí mimo podnikovej hierarchie. Tvorí sa za účelom riešenia istej úlohy, ktorú nemá alebo nedokáže jednotlivec vyriešiť.

Vnútorné a vonkajšie predpoklady

Pozrime sa teraz na to, aké predpoklady treba splniť pre efektívnu spoluprácu v tíme. Pritom treba rozlišovať medzi „vonkajšími“ a „vnútornými“ podmienkami a pravidlami tvorby tímov.

Vonkajšie podmienky tvoria organizačné normy a systém, do ktorého je v podniku tím zasadený. Sem patrí napríklad hierarchické začlenenie tímu, voľba vedúceho tímu a podobne. Aj otázky kompetencie a zodpovednosti, časového a regionálneho vymedzenia patria k vonkajším faktorom.

Pri rozhodovaní o tvorbe tímu treba napríklad zohľadniť:

  • aký cieľ má tím?
  • je vôbec potrebné vytvoriť tím?
  • aké je postavenie jednotlivých členov tímu?
  • aké je postavenie vedúceho tímu a kto je nadriadený pracovník?
  • čo treba zohľadniť pri výbere členov tímu?
  • aký spôsob práce sa bude v tíme používať?
  • existujú obmedzenia (čas, peniaze)?
  • boli rozdelené kompetencie a zodpovednosť jasne a viditeľne pre všetkých členov tímu?

K vnútorným princípom úspechu tímu patrí postoj členov tímu. Tento postoj zahŕňa nasledovné aspekty (podľa K. Blancharda):

  • Viem presne, čo mám robiť. Ciele tímu sú mi celkom jasné.
  • Každý svojou čiastkou nesie zodpovednosť za celkové nasmerovanie tímu.
  • Každý aktívne spolupracuje.
  • Mám pocit, že ma tí druhí berú vážne a podporujú ma.
  • Ostatní počúvajú, keď mám čo povedať.
  • Rozdielne názory sa vzájomne rešpektujú.
  • Baví nás pracovať spolu.

Zostavovanie tímu

Team-design sa zaoberá zostavovaním tímu. Členovia tímu sa hlásia sami, alebo ich vyberá niekto podľa toho, čo je ich preferovaná pozícia, aké sú ich preferované pracovné postupy a aké silné stránky majú. Na jednej strane stoja požiadavky, ktoré tímová práca kladie na človeka, a na druhej strane jeho osobnostný a pracovný profil (pozri aj obr. 1). Ten pracovník, ktorého profil pokrýva čo najväčšiu časť požiadaviek na členov tímu, sa s najväčšou pravdepodobnosťou v tíme dobre uchytí.

Existujú osvedčené pravidlá pre zostavenie efektívneho tímu. A tým nemyslím ani tak odbornosť členov tímu, ale skôr ich sociálnu a metodickú kompetenciu alebo, ako sa dnes hovorí, „emocionálnu inteligenciu“. Pod emocionálnou inteligenciou sa rozumie schopnosť členov tímu prispôsobiť sa novým skutočnostiam a schopnosť zmeniť neúspechy na šance budúcnosti.

Tímové roly

Rôzni autori rôzne členia roly, ktoré tím a jeho členovia preberajú. Používa sa rozlišovanie piatich až deviatich tímových rolí[4]:

  • radiť : zbierať a rozširovať informácie
  • vynachádzať: prinášať nápady a experimentovať
  • podporovať: hľadať a prezentovať nové riešenia
  • rozvíjať: vyhodnocovať nové riešenia a plánovať
  • organizovať: navrhovať opatrenia a dosiahnuť, že sa realizujú
  • robiť: realizovať plány a dosahovať výsledky
  • kontrolovať: kontrolovať systémy a postupy
  • udržiavať: starať sa o kvalitu a dodržiavanie noriem
  • spájať:  koordinovať prácu tímu a starať sa o integráciu členov

Sú aj iné delenia (pozri napr. Checklist Roly v tíme[5] na konci článku). Jednoduché a prehľadné je delenie na šesť tímových rolí[6]:

  1. reformistický vizionár: jeho hlavnou potrebou je vyvolávať nadšenie u druhých pre premeny v oblasti medziľudskej a pre nové, vizionárske myšlienky
  2. systematický objavovateľ: dokáže kreatívne a objektívne posudzovať vonkajší svet a nebojí sa vstupu do netradičných oblastí
  3. rozumný analyzátor: celkom presne rozoznáva štruktúru vo veciach a procesoch a vie problémy vopred vyradiť
  4. konzervatívny prispôsobovač: buduje na osvedčených veciach a metódach a vidí realistické, konkrétne a logické riešenia
  5. opatrný organizátor: rád organizuje veci, má dobrý kontakt na ostatných a pevné princípy
  6. šikovný robotník: nesedí mu lámať si hlavu nad problémami, omnoho radšej koná; vystupuje s dôrazom a impulzívne.

Dôležité je však, že zostaviť a udržať efektívny tím si vyžaduje veľa odvahy a vzájomné uznanie kompetencií medzi jednotlivými jeho členmi.

Preto si treba uvedomiť, že efektívnosť tímovej práce je spočiatku ovplyvnená vzájomným „oňuchávaním sa“, akceptovaním tých druhých a učením sa od nich. Keď sa ale po počiatočnej frustrácii a orientácii tím stmelí, budú výsledky vynikajúce, ba možno dokonca predčia tie najsmelšie očakávania.

Zo spomínaného je zrejmé, že osvedčené tímy možno opätovne nasadzovať na zložité problémy. Výhodou je, že takýto zohratý tím, ktorý už má za sebou etapu orientácie, sa môže bezprostredne pustiť do riešenia problémov.

Môj postoj: už vyše 25 rokov pôsobím v riadiacej pozícii. Moje skúsenosti možno zhrnúť v pár vetách. Azda najefektívnejšou formou práce v podniku je tímová práca. Je ekonomická, rozumná a príjemná. A úloha riadiaceho pracovníka spočíva v takom prípade len v tom, že odstraňuje obmedzenia, ktoré tímu prekážajú pri dosahovaní úspechu.

Autor: Dipl. Betriebswirt Gerhard Seidel
Článok bol reparovaný zo zálohy; niektoré pasáže sa môžu nepatrne odlišovať od pôvodne uverejneného textu.

Checklist: Roly v tíme

typ
vlastnosti
nevýhody
inovátor/vynálezcakreatívny, s fantáziou, neortodoxný, rieši ťažké problémy slabý v komunikácii a vo vedení ľudí
priekopníkextravert, nadšený, zhovorčivý, skúma možnosti, nadväzuje kontaktykeď počiatočné nadšenie opadne, opadne aj jeho záujem
koordinátor/integrátorzrelý, istý, dôveryhodný, dobrý vedúci, vysvetľuje ciele a podporuje rozhodovací procesnie je nevyhnutne najchytrejšou a najkreatívnejšou osobou tímu
macherdynamický, otvorený, vypätý, vnáša do veci tlak, nadhadzuje príležitosti, provokuje, zdoláva prekážkymá sklony k provokácii a premenlivým náladám
pozorovateľpokojný, strategický a bystrý, vidí všetky možnosti a má presný úsudoknemá dostatočný vnútorný pohon a chýba mu schopnosť inšpirovať iných
spoluhráčpríjemný, priateľský, chápavý, ústretový, počúva, odbúrava napätienie je schopný zaujať stanovisko, pokiaľ dôjde v tíme k rozporom
realizátordisciplinovaný, spoľahlivý, konzervatívny a efektívny, premieňa nápady na skutkytrošku nepružný, pomaly reaguje na nové možnosti
perfekcionistastarostlivý, svedomitý, ustráchaný, objavuje chyby a nedorobky, dodáva načaspríliš ustarostený, nerád deleguje
špecialistaegocentrický, angažovaný, poskytuje informácie alebo technické know-how, ktoré je iným nedostupnéprispieva len v najužšom, presne vymedzenom okruhu

Zdroj Belbin Associates, 1993


[1] Angl., čítaj [tímdizajn.
[2] Citované podľa Gablerovho hospodárskeho lexikónu.
[3] Management Enzyklopädie, 1985.
[4] Citované podľa delenia Margerisona a McCanna, pozri aj obr. 1 na strane 11.
[5] Citované podľa R. Mereditha Belbina.
[6] Podľa Rolfa Bertha, Erfolgs-Strategien.

 684 total views,  1 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.