Nesporné výhody projektového manažmentu v podniku pri riešení úloh s vyššou prioritou v súčasnosti znamenajú v mnohých prípadoch priklonenie sa k tejto koncepcii riadenia.
Zatiaľ čo definícia úlohy projektového manažmentu je pomerne presná a zhodujú sa na nej tak teoretici ako aj praktici manažmentu a znamená riešenie konkrétneho problému, alebo dosiahnutie špecifického cieľa, definícií projektového manažmentu ako takého je nespočetne veľa. Napriek tomu je možné identifikovať spoločného menovateľa týchto definícií, ktorým je účelová kombinácia schopností pracovníkov z rôznych oblastí života podniku za účelom dosiahnutia stanoveného cieľa. Definície riešeného problému nie sú nijakým spôsobom obmedzené, a preto je možné nasadiť ho kdekoľvek a v projektovom tíme sa môžu združiť osobnosti skutočne veľmi vzdialených oddelení dokonca bez ohľadu na bežnú hierarchiu. Ako pozitívum sa v tejto situácii hodnotí práve stretnutie odborníkov z rôznych oblastí, ktorí sú nútení navzájom komunikovať, čím sa na jednej strane rozvíjajú ich komunikačné schopnosti a na strane druhej sa obrusujú hrany vzniknuté komunikáciou v relatívne uzavretej odbornej komunite. Títo pracovníci sa tak stávajú flexibilnejšími, komunikatívnejšími a rozširuje sa ich rozhľad v medziodborovej sfére.
Vedúci tímu kreslí
Tento proces však nemôže prebehnúť zo dňa na deň ani v okamihu zvolania projektového tímu. Každé obrusovanie hrán, či hľadanie cesty si vyžaduje čas, preto tu musí byť niekto, alebo niečo, čo tomuto procesu napomôže. Logicky je preto do úlohy “obrusovača” nominovaný vedúci projektového tímu, pretože táto rola mu prisudzuje úlohu interfejsu medzi rôznymi odbornosťami a tiež od tímu k jeho zriaďovateľovi. Okrem toho musí samozrejme plniť všetky úlohy splnené s postavením vedúceho, t. j. plánovať, prideľovať úlohy, hodnotiť atď. Táto úloha nie je vôbec jednoduchá, na nej stojí a padá fungovanie celého tímu vnútorne i navonok. Ako teda možno vedúcemu projektového tímu pomôcť splniť túto neľahkú úlohu čo najefektívnejšieť Bolo by vhodné dať mu k dispozícii okrem povinností a právomocí aj aparát, ktorý dovoľuje na jednej strane exaktné vyjadrovanie (čo a kedy má byť urobené, aké podmienky majú byť zaistené na splnenie cieľa,…), na strane druhej silne vizuálne orientované. Zaistenie druhej podmienky je nevyhnutné hneď z niekoľkých dôvodov:
- väčšina členov tímu nepotrebuje tieto zručnosti neustále, vedúceho nevynímajúc
- vizuálne prostriedky poskytujú jednoduché sprostredkovanie komplexnej informácie (graf má okamžitú výpovednú hodnotu podstatne vyššiu než tabuľka čísiel)
Prvá podmienka je samozrejme tiež veľmi dôležitá, pretože bez exaktného prístupu k informáciám je smerovanie k zdarnému cieľu neisté. Vedúci projektového tímu potrebuje okrem iného:
- definovať hierarchiu tímu, rozdeliť právomoci a zodpovednosti
- stanovovať a zaisťovať podmienky pre jednotlivé procesy
- plánovať, koordinovať a usmerňovať činnosti; spúšťať, zastavovať a synchronizovať procesy
- vyhodnocovať mieru naplnenia cieľa projektového tímu
- prezentovať postup riešenia a čiastkové výsledky smerom k iniciátorovi
Matematika v kresbách
Všetky vyššie uvedené potreby projektového vedúceho môže naplniť vedný odbor matematiky – teória grafov. Matematika ako kráľovná prírodných vied zaručuje pre všetky z nej odvodené metódy požadovanú exaktnosť. Na druhej strane, teória grafov je pravdepodobne po teórii chaosu (mierkovateľné problémy, Mandelbrotove množiny a fraktály) druhá najviac vizuálne orientovaná teória.
Teória grafov vychádza zo základnej definície grafu ako sústavy uzlov pospájaných hranami. Dodefinovaním doplnkových vlastností hranám a uzlom vznikajú rôzne typy grafov, na ktorých aplikovaním výpočtových metód možno modelovať veľa situácií reálneho života. V nasledujúcom texte sú uvedené príklady podľa vyššie uvedených bodov (1) až (5).
Poriadok na prvý pohľad
Pre (1) definovanie hierarchie tímu sa používa špeciálny typ grafu nazývaný organigram . Patrí k najjednoduchším aplikáciám grafu na život projektového tímu. Pomocou vertikálneho zakreslenia je možné veľmi jednoducho zadefinovať hierarchiu v tíme (obzvlášť pokiaľ počet členov nie je príliš vysoký). Podobne je z organigramu zrejmé zatriedenie jednotlivých pracovníkov do oddelení, či skupín a ich zodpovednosť voči jasne definovanému nadriadenému, či partnerský vzťah s kolegom na tej istej úrovni. Kolónky možno samozrejme doplniť o ďalšie informácie podľa potrieb tímu.
Čo najrýchlejšie k cieľu
Pre (3) plánovanie činností a procesov sú vhodné dokonca až dva typy grafov. Prvým z nich je tzv. ohodnotený graf, ktorý priraďuje každému uzlu (elementárnej činnosti) numerickú hodnotu, ktorá môže zodpovedať ľubovoľnej vyšetrovanej veličine, napr. času trvania, finančnej náročnosti a pod. Podobným spôsobom môžu byť ohodnotené aj hrany (spojnice uzlov). S pomocou takéhoto grafu možno potom plánovať jednotlivé procesy, činnosti, až po celý komplex činností vedúci k realizácii projektu. Uplatnením metódy výpočtu kritickej cesty (označovanej CP/M) na tomto grafe je možné jednoducho určiť minimálnu veľkosť veličiny použitej na ohodnotenie uzlov a hrán, teda napr. minimálny čas potrebný na realizáciu, či minimálnu cenu pri plánovaní alternatív postupu v jednom grafe. Pomocou metódy najdlhšej cesty zas možno určiť maximálnu veľkosť danej veličiny, čo tiež možno využiť pri plánovaní alternatív. V kombinácii s metódami tzv. mapovania (rozdelenie úloh na pracovníkov) možno efektívne rozdeliť úlohy jednotlivým pracovníkom a znázorniť ich pomocou tzv. Ganttových diagramov. Farebným značením a s použitím vyššie uvedených metód možno nielen účinne a efektívne plánovať ale aj viesť evidenciu o pokroku na projekte, čo je veľmi užitočné pri prezentácii iniciátorovi tímu, ale aj pre motiváciu členov tímu. Nakoľko sa jedná o komplexnú problematiku, budeme sa ňou zaoberať v samostatnom článku.
Dookola ako verklík
Druhá alternatíva pri plánovaní procesov vychádza skôr z potreby repetitívnosti procesu . Sú to vývojové diagramy , ktoré podľa zvolenej miery detailu popisujú jednotlivé kroky pri vykonávaní danej činnosti, vrátane okamihov rozhodovania. Vývojový diagram pravdepodobne nebude nástrojom pre prácu priamo v projektovom tíme, môže s ňou však tesne súvisieť, resp. byť jedným z výsledkov práce tímu – jeden prehľadný diagram môže hravo nahradiť mnoho popísaných listov papiera. Pretože sa opäť jedná o pomerne širokú problematiku navyše silne súvisiacu s ISO 9000, budeme jej venovať samostatný článok.
Manažér – gurmán(?)
Situáciu (2) možno veľmi prehľadne vyriešiť použitím tzv. rybacieho diagramu , niekedy nazývaný aj diagram príčina – následok. Je to opäť spôsob prehľadného zakreslenia nadväznosti príčin a ich systematického roztriedenia. Takýmto spôsobom je možné stanoviť podmienky na vykonanie určitej činnosti, či nastatie istého stavu, napr. podmienky merania, či podmienky vytvorenia kvalitného výrobku.
… a nabudúce
Táto malá exkurzia na rozhranie medzi manažmentom a matematikou len mierne poodhalila možnosti systematickej analýzy, plánovania a vizualizácie problémov a práce tímov. Matematické metódy sú skutočne univerzálne a stačí len hľadať možnosti ich uplatnenia na problémy v praxi. Mnohé z nich sú už pretavené do počítačových programov, takže ak máte Internet, môžete hľadať – kľúčové pojmy už poznáte. Nabudúce bude témou plánovanie procesov pomocou ohodnotených grafov a metóda kritickej cesty.
Autor: Roman Tlsták
7,275 total views, 4 views today
