Či už ide o dohodu medzi kolegami alebo o stretnutie obchodných partnerov, vyjednávania sú v podniku bežnou záležitosťou. Často však zúčastnení nevedia, ako správne vyjednávať, a nevyužijú preto všetky možnosti, ktoré majú k dispozícii.
Wolfgang Stickler z Negotiate International sa venuje trénovaniu vyjednávacích techník podľa metodológie Gavina Kennedyho v celoeurópskom meradle.
Obchodné vyjednávanie nie je len vtedy, keď sa dvaja obchodní partneri dohadujú o dodávke tovaru. Patria sem aj situácie, keď kolega potrebuje, aby ste prevzali časť jeho roboty, alebo keď vás šéf zachytí na chodbe a osloví vás: „Vieš, potrebujem, aby si…“ Všetky tieto situácie majú jedno spoločné – stret dvoch rozdielnych (niekedy protichodných) záujmov a snahu partnerov obhájiť si svoj záujem.
Nenechajte sa zaskočiť
Veľmi často si nie sme vedomí, že ide vlastne o vyjednávanie – najmä ak nás kolega zachytí v jedálni alebo šéf pri dverách na záchod. Takéto situácie sú pre neskúsených ľudí zabijakom. Zachytia ich nepripravených, príliš ochotných súhlasiť s navrhovaným riešením (najmä ak ho navrhuje šéf). Pritom prichádzajú o cenné šance, ktoré by iste využili, keby si uvedomili, že môžu vyjednávať.
Každá situácia, kde odo mňa niekto požaduje niečo nad rámec mojej práce alebo mojej ochoty, je pre mňa obchodným vyjednávaním. To si treba uvedomiť. A keď nás niekto zachytí na chodbe a otvorí takúto situáciu, neslobodno sa nechať zaskočiť. Nemáte to premyslené? Nemáte argumenty? Dobre – a čo tak odložiť vyjednávanie na neskôr? „Prepáč, šéfe, musím nad tým najprv porozmýšľať. Mohli by sme sa stretnúť zajtra o…?“ Tým dosiahnete, že sa okamžitý nátlak na vás zmenší a nebudete si musieť nechať „vtlačiť“ cudzie rozhodnutie, ale súčasne získate čas, aby ste si vyjasnili, čo môžete/ste ochotní poskytnúť a čo si za to chcete zapýtať.
Pozor; dôležité je, aby ste si skutočne dohodli termín na pokračovanie v rozhovore. Inak vyzeráte, akoby ste sa vykrúcali, a prichádzate o možnosť „vyraziť“ zo života nejaký bonus…
Ale aj keď ste sa dohodli na dokončení rozhovoru neskôr a hoci je obom stranám zrejmé, že sa bude vyjednávať, robia ľudia ešte príliš často chyby. Najčastejšou chybou býva egoistické presadzovanie vlastných záujmov miesto hrania hry „niečo za niečo“. K tomu často dochádza na poradách vedenia, kde každý vedúci obhajuje svoj tím a svoju pozíciu a hádže problémy na hlavu iných oddelení. Potom sa nedebatuje o veci, ale o vlastnej mocenskej pozícii. Výsledok rokovania nakoniec odráža len štruktúru záujmov jednotlivých oddelení – veci dohodnuté „konsenzom“ si nakoniec odskáču členovia menej priebojného oddelenia.
Preto je dôležité viesť vyjednávania správnym spôsobom a férovo. Treba si uvedomiť, že každé cieľovo orientované vyjednávanie má štyri fázy so svojimi vlastnými pravidlami:
- príprava
- diskusia
- navrhovanie
- dohoda.
Vyjasnite si dôležité
Základom každého úspešného vyjednávania je dôkladná príprava. Toto ale partneri veľmi často podceňujú. Nechajú sa vlákať do situácie s predstavou, že „najprv si vypočujem, čo mi chcú povedať“, a potom nedokážu rýchlo a kompetentne zareagovať. Pre skúseného vyjednávača je pôžitok „ťahať za nos“ nepripraveného partnera, ktorý nevie, čo chce dosiahnuť a čo je preňho dôležité.
Preto si pred vyjednávaním napíšte:
- o aké veci/obsahy ide v danom vyjednávaní?
- aké priania týkajúce sa týchto vecí/obsahov mám ja alebo moje oddelenie?
- ako vyzerá moja východisková pozícia?
- ktoré ciele sú pre mňa neodmysliteľné?
- kedy preruším/ukončím vyjednávanie?
Diskutujte
Počas diskusie sa protivníci „oňuchávajú“ a kladením otázok sa snažia zistiť, aké predstavy a záujmy má druhá strana. V tejto etape je veľmi dôležité nenechať zo seba všetko ťahať ako „z chlpatej deky“ – vyjednávanie je založené na výmene informácií! Keď sa jeden z partnerov zdráha odpovedať, len aby druhému neposkytol pomyselnú výhodu, vyjednávanie rýchlo stroskotá.
Partneri by sa mali snažiť vytvoriť si od začiatku harmonickú atmosféru. Napríklad pochváliť toho druhého, alebo mu signalizovať spriaznenosť: „Tiež som toho názoru, že…“ Inou možnosťou je zhrnutie a parafrázovanie počas vyjednávania. Partner cíti, že ho počúvate a snažíte sa mu porozumieť. Vám to navyše pomôže ubezpečiť sa, že ste správne pochopili jeho ciele.
Predovšetkým sa vyhýbajte cirkulárnej argumentácii. Nedávajte do hry priveľa argumentov a neopakujte ich dookola. Kto dáva priveľa argumentov, dáva okrem pádnych nutne aj slabšie. A nie je nič jednoduchšie pre vášho protivníka než naviezť sa do vašich slabých argumentov, priklincovať vás na nich a potom povedať, že to „platí aj pre ten zvyšok“!
Počas diskusie treba dávať pozor aj na signály, ktoré vysielame my a ktoré vysiela náš partner. Takýto signál napr. zachytíme v slovách „obvykle to nie je moja úloha…“ Za ním je podprahová správa „ale za istých okolností by som bol ochotný“. Alebo „vašu požiadavku takto nemôžem akceptovať“ sa zmení na „ale keby mala inú formu…“
Navrhujte
Keď si už obaja partneri vymenili signály ochoty rokovať, začínajú predkladať návrhy. Takýto návrh pozostáva vždy z dvoch častí: podmienky a ponuky. Napr. „Keď dostanem ešte jedného pracovníka, vedel by som túto dodatočnú úlohu prípadne aj prebrať.“ Alebo: „Keď sa dostatočne oboznámite aj s touto tematickou oblasťou, mal by som čím obhájiť návrh vyššieho platu pre vás.“
Pri formulovaní návrhov platí: nikdy neponúkajte hneď maximum. Keď to urobíte, nezostanú vám už esá v rukáve – a možno ich budete potrebovať!
Druhá chyba, ktorej sa stránky dopúšťajú, je zdĺhavé zdôvodňovanie predkladaného návrhu. Skúsenému vyjednávačovi postačí povzbudivo na vás pozerať a nechať vás hovoriť, a po chvíli zistíte, že robíte ústupky, hoci vás o ne nikto nežiadal! Je to tým, že jeho mlčanie na vás vyvíja nátlak, aby ste sa obhajovali.
Potom vykladá karty na stôl druhá strana. Zisťuje presné podmienky (kondície), vyjadruje svoje pochybnosti a predkladá protinávrh. O návrhoch treba diskutovať. Tým sa rýchlo vyjasní, čo je pre obe strany dôležité.
Niekedy je však to, čo je pre toho druhého dôležité, pre nás takmer neprijateľné. Vtedy sa vyjednávanie zvykne zaseknúť. Potrebujete pauzu – buď odložíte vyjednávanie na iný deň, alebo aspoň choďte na kávu. Fyzická zmena miesta totiž nádherne uvoľní napätie a niekedy aj zmení vnútorné postoje vyjednávajúcich. (A nad kávou sa tak dobre klebetí…)
Keď sa atmosféra uvoľnila, na rad prídu alternatívy a začínajú sa rysovať čiastkové riešenia. Ale pozor! Aj tieto čiastkové riešenia majú charakter návrhov, o ktorých ešte treba jednať a spájajú sa s jednou alebo viacerými podmienkami! Partneri sa pýtajú: Aké ústupky z mojej strany chcem spojiť s akými protihodnotami? Pre každé čiastkové riešenie môžu platiť iné protihodnoty a môže ich byť aj viac ako len jedna. Mali by ste sa však snažiť na „protihodnoty“ pozrieť aj očami svojho partnera, aby ste nakoniec od neho nepožadovali niečo, čo nie je ochotný poskytnúť!
Pokiaľ ste sa však rozhodli pokračovať vo vyjednávaní inokedy, dohodnite si pevný termín. A potom sa vráťte do fázy prípravy.
Dohodnite si kondície
Ak ste už zhruba dosiahli dohodu a začína sa rysovať riešenie, začína fáza dohody. Pre každé čiastkové riešenie treba nájsť nejakú dohodu „niečo za niečo“. Mimoriadne dôležité je, aby ste svojmu partnerovi vysvetlili, že nebudete hovoriť o celkovom riešení skôr, kým si nedohodnete všetky čiastkové riešenia. Menej féroví partneri sa niekedy môžu snažiť priklincovať vás na dvoch-troch čiastkových riešeniach a vyhlásiť dohodu za uzavretú. Stanovte si pravidlo – kým nie je dojednaný aj posledný návrh, nie je žiaden z dovtedy dojednaných návrhov záväzný.
Tak, ako v ostatných fázach, aj tu platí: žiadne ústupky bez protislužby. Takto si budujete pozíciu do budúcnosti. Robte ústupky – a váš partner ich od vás bude požadovať znova a znova!
A na záver dôležitá rada: Zapíšte si veľmi podrobne, na čom ste sa dohodli. Toto sa niekedy zanedbáva a neskôr si partneri hádžu na hlavu nesplnené predpoklady (veľmi časté pri vyjednávaní medzi nadriadeným a podriadeným). Tak sa postarajte, aby k tomu nemohlo dôjsť, aby ste na záver nemali pocit, že ste z vyjednávania vyšli ako hlupák.
1,562 total views, 1 views today
