Príručka pre pracovníkov – ako na to?

Z času na čas ma požiada zákazník, aby som mu napísal Príručku pre pracovníkov, ktorá by bola v súlade s procesmi a postupmi na jeho pracovisku. Počas úvodného stretnutia si veľmi podrobne prejdeme zmysel príručky a očakávania, ktoré má naplniť. Človek musí byť u príručiek veľmi opatrný, pretože dokážu vyrobiť viac problémov, ako samy riešia.

Obvykle by mala byť Príručka pre pracovníka dostatočne všeobecná a mala by zachytávať očakávania podniku a všeobecné smernice. Takisto by mala obsahovať aj obvyklé zvyklosti, praktiky a lokálne hodnoty. Príručka písaná pre americké publikum bude iste odlišná od príručky pre indické publikum, pre Hong Kong alebo pre Keňu. Špecifické dohody a procesy by mali byť v extra zväzku. Dnešné pracovisko je veľmi premenlivé a pružnosť je dôležitým predpokladom vedenia ľudí.

Príručku dostáva každý zamestnanec na to, aby ho orientovala v univerzálnych normách, ktoré platia v podniku a v jeho procesoch. Nemala by sa používať ako zoznam procesov jednotlivých útvarov. Čím viac špecifických dát dáte do príručky, tým pravdepodobnejšie sa zmení na návod na reagovanie štandardizovaným spôsobom miesto toho, aby napomáhala pri robení rozhodnutí. Napríklad často sa do príručiek dostávajú všeobecne platné bezpečnostné predpisy. Ale narábanie s nebezpečným materiálom alebo bezpečné používanie vysokozdvižného vozíka by mali byť písané len pre špecifické publikum vo firme. Tu by sa mali nachádzať podrobné inštrukcie, ako sa zachovať v možných situáciách. Zmyslom je operatívnosť.

Toto je môj návrh obsahu Príručky pre pracovníka:

    1. Úvod a orientácia. Tu sa popisuje podnik a jeho biznis, história a princípy fungovania. Text môže obsahovať vysvetlenie vízie, misie a hodnôt spoločnosti, biznis-filozofiu a výrobné zásady. Obvykle obsahuje aj list na privítanie od generálneho riaditeľa alebo od majiteľa podniku. Tým sa udáva tón pre zamestnávateľsko-zamestnanecké vzťahy. Môže obsahovať aj zoznam členov dozornej rady, hlavných manažérov podniku a kontaktné informácie.
    2. Všeobecné pravidlá. Sem sa dávajú pravidlá a hodnoty, ktoré sú platné pre všetky pobočky a dcérske spoločnosti a sú v rozumnej miere zladené s vnímaním ľudí, branže, krajiny a kultúry. Môžu tu byť zásady používané pri prijímaní ľudí, pohľad na diskrimináciu, náboženstvá, netoleranciu, sexuálne obťažovanie a vo všeobecnosti etické vystupovanie. Nejde o presné smernice, ale skôr o vyjadrenie filozofie, na akej podnik funguje.
    3. Všeobecné pracovné zásady. Tu sa nachádzajú informácie o pracovnej dobe, sviatkoch, dovolenkách, bezpečnosti pri práci, bezpečnosti údajov, osobnom vzhľade, údržbe pracoviska a pod. Niektoré z týchto vecí si môžu vyžadovať trochu podrobnejší popis, ale hlavným cieľom tejto časti je informovať každého o všeobecných očakávaniach a umožniť lokálnym manažérom, aby reagovali na situácie podľa potreby. Presné návody a postupy je dobré vyčleniť do samostatnej príručky procesov a postupov, ktorá sa zaoberá aj vecami, ktoré sa netýkajú každého pracovníka.
    4. Špecifické zásady. Príručka pre pracovníka by mala byť dobrým zdrojom všeobecných informácií a nasmerovať pracovníka na špeciálne útvary alebo špeciálne osoby v prípade, že potrebuje niečo poznať do väčšej hĺbky. Môžu tu byť časti týkajúce sa:
      ► udržiavania záznamov o pracovníkovi
      ► platov a odmien
      ► pracovného voľna
      ► zamestnaneckých benefitov
      ► kariérového postupu, transferov alebo ponúk.
    5. Iné postupy a prílohy. Obvykle sa stretávam so snahou pokryť aj ostatné záväzky zásadami v príručke. Odporúčam nerobiť to. Miesto toho odporúčam časté (tak raz do mesiaca) stretnutia so zamestnancami, na ktorých ich nadriadení s nimi diskutujú o opakujúcich sa problémoch alebo o problémoch, ktorých vznik predpokladajú. Pracovníci sú tak zahrnutí do diskusie o možných problémoch a navrhujú spoločne spôsob, ako im čo najlepšie predísť. Takýmto spôsobom nadobúda líderstvo veľmi konkrétnu každodennú podobu, pracovníci sa podieľajú na utváraní svojich pracovných procesov a výsledkov a na báze, ktorá to najviac potrebuje a oceňuje, vznikajú nové hodnoty.

Kľúčovým východiskom tohto postupu je, že nechcete spútavať ruky ani zamestnancom, ani ich nadriadeným pri riešení netypických situácií. To, že niekto príde do práce neskoro, pretože deň predtým popíjal a ráno nepočul budík, si od manažéra vyžaduje iný zásah, ako keď niekto mešká preto, že jeho opatrovateľka v ten deň ráno telefonovala, že je chorá a nemôže sa prísť postarať o dieťa. Výsledkom oboch situácií je neskorý príchod a znížená produktivita, ale dôvody pre obe situácie neindikujú použiť rovnaký postup. Manažéri potrebujú mať priestor pre to, aby na problémy reagovali individuálne podľa svojho najlepšieho uváženia.

Manažér 71 (4/2013)

Ken Moore

Kenneth W. Moore, člen Americkej spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov, je predseda Ken Moore Associates, poradenskej firmy so sídlom v Schenectady, NY. Je tiež externým profesorom na NewYorkskej štátnej univerzite v Albany, kde vyučuje oblasť strategického manažmentu. Možno ho kontaktovať na kmoore01@nycap.rr.com.

 864 total views,  2 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.