Úspešná prezentácia je zázrak – ľudia po nej vidia svet inými očami

V júnovom vydaní Harvard Business Review sa objavil článok Chrisa Andersona o skúsenostiach z organizovania konferencií TED a z koučovania výrazných odborníkov so zaujímavými myšlienkami, ktorí však ani zďaleka nemusia byť výraznými rečníkmi. Tu sú jeho rady zhrnuté v kocke.

TED konferencie už vyše tridsať rokov prinášajú pokrokové a osvietenecké myšlienky rôznych ľudí, ktorých príbehy sú pre nás nejakým spôsobom pútavé, poučné a nasledovaniahodné. Mnohí z tých ľudí nie sú prezentátori, niektorí dokonca možno ešte nikdy v živote neprezentovali. Chris Anderson napríklad rozpráva príbeh malého chlapca z Kene, ktorý vymyslel taký úspešný spôsob ochrany stáda pred levmi, že sa rozšíril po celej krajine. Ten chlapec nikdy v živote neprezentoval, ba dokonca aj jeho angličtina bola len taká kostrbatá – a napriek tomu ho dokoučovali k prezentácii, ktorá skončila tým, že sa publikum postavilo a začalo aplaudovať… Chris Anderson tvrdí, že stačí pár hodín koučingu, aby z nudného prezentátora a nezáživne podávanej témy urobili skutočne dobrý, pútavý zážitok. Má to len jednu podmienku – musíte mať ľuďom skutočne čo povedať.

Vytvorte rámec pre svoj príbeh

Neexistuje spôsob, ako urobiť dobrú prezentáciu, pokiaľ nemáte čo prezentovať. To, čo prezentujete, potrebuje byť hodné pozornosti vášho publika. Preto je kľúčový spôsob, ako vyrobíte zo svojho príbehu mentálny model a ako ho zarámcujete.

Dobre vieme, že ľudia obľubujú počúvať príbehy a vytvárajú si vzťah k témam, ktoré môžu premietnuť na niečo iné v svojom živote. Preto je vhodné vziať svoje publikum na cestu. Pri takomto zarámcovaní vašej témy je najdôležitejším rozhodnutím to, odkiaľ vyštartujete a kam sa dostanete.

Aby ste našli dobrý štartovací bod, pouvažujte, čo už vaše publikum vie o vašej téme – a nakoľko je pre nich dôležitá. Ak budete predpokladať, že majú viac vedomostí alebo záujmu, než skutočne majú, stratíte ich hneď na začiatku. Rovnako ich stratíte, ak začnete používať odbornú hatmatilku. Dokonca môžete vyvolať u časti publika protilátky a budete si vzájomne dokazovať, kto to vie lepšie a presnejšie…

Najúspešnejší prezentátori uvedú svoju tému stručne a rýchlo, vysvetlia, prečo je pre nich samých taká dôležitá, a presvedčia publikum, že by mohla byť dôležitá aj preň.

Najčastejšia chyba prvých náčrtov prezentácií býva, že sa snažia pokryť príliš veľký rozsah. Nemôžete zhrnúť celý svoj život v jedinej prezentácii. Ak sa do nej pokúsite vopchať všetko, čo viete, nebudete mať priestor pre kľúčové detaily a nakoniec skončíte v abstraktných rečiach, ktorým budú rozumieť len tí, čo poznajú predmet rovnako dobre ako vy.

Potrebujete špecifické príklady, ktoré vykreslia vaše myšlienky. Obmedzte sa v prezentácii len na to, čo sa dá vysvetliť a oživiť príkladmi v tom čase, ktorý máte k dispozícii. Kroťte svoje nutkanie ísť na vec zoširoka a miesto toho choďte skôr do hĺbky. Hovorte viac o podrobnostiach. Nehovorte o celej vede – hovorte o svojom jedinečnom prínose.

Samozrejme, rovnako ošemetné môže byť ísť do prílišnej hĺbky. Nie každého všetko zaujíma a ak sa budete pozerať na toho jedného, ktorý je rovnaký expert ako vy, ostatní vám pospia. Pripomínajte si, že ľudia v publiku sú dostatočne inteligentní. Nechajte ich domyslieť si niektoré veci samých. Nech si robia svoje vlastné závery.

Mnoho prezentátorov rozpráva príbeh, ktorý sa zhruba ponáša na detektívku: začnú prezentovaním problému a potom popisujú, ako hľadali riešenie. Nakoniec dôjdu k bodu poznania, vzniká aha-efekt a publikum začína na celú záležitosť nazerať odrazu inak, po novom.

Ak prezentácia zlyhá, tak to býva hlavne kvôli tomu, že ju prezentátor nevhodne zarámcoval, že zle odhadol úroveň a záujem svojho publika alebo že publiku nerozprával príbeh.

Keď si budete pripravovať rámec pre svoju prezentáciu, na jedno dajte pozor: ľudí veľmi nezaujíma rozprávanie o organizáciách alebo inštitúciách – pokiaľ práve nie sú ich členmi. Fascinujú nás predstavy a príbehy; organizácie nás nudia a oveľa ťažšie si k nim dokážeme vytvoriť nejaký vzťah.

Plánujte svoje prezentovanie

Keď ste si už prezentáciu zarámcovali, sústreďte sa na to, ako ju budete podávať. Existujú tri hlavné spôsoby podania: môžete ju čítať z papiera alebo z telepromptera, môžete si urobiť ťahák s hlavnými bodmi, čo chcete porozprávať, alebo sa môžete celú prezentáciu naučiť naspamäť. To posledné pre vás znamená, že ju budete trénovať a trénovať a trénovať, až slovo po slove nepoplynie celkom automaticky.

Najhoršia metóda je čítanie. Pôsobí to umelo, strácate pri tom kontakt s publikom, celá vec vyzerá „naštudovane“ a neúprimne.

Lepšia metóda je urobiť si poznámky, priznať sa k nim a priebežne kontrolovať, či ste niečo nevynechali.

Veľmi náročná, ale asi najúspešnejšia metóda je naučiť sa prezentáciu naspamäť. Potrebujete na to však dostatok času, pretože je v tom obsiahnuté obrovské množstvo driny. Niektorí prezentátori, najmä tí introvertovanejší, potrebujú tému odprezentovať aj dvadsaťkrát, než s ňou dokážu vystúpiť pred publikom. Napríklad Jill Bolte Taylor, zaoberajúca sa výskumom ľudského mozgu, dávala prezentáciu o tom, ako sama dostala porážku, ako to zažívala a ako sa z toho osem rokov spamätávala (YouTube: http://www.youtube.com/watch?v=UyyjU8fzEYU). Tá si svoju prezentáciu musela naostro pred publikom odkrútiť tucetkrát, pretože sama je introvert a navyše je téma dosť emotívna. Ten malý keňský chlapec, ktorého sme spomínali, potreboval niekoľko mesiacov praxe.

Nie každý typ prezentácie stojí za toľkú námahu. Ak sa však rozhodnete ísť touto cestou, nezabudnite na krivku učenia sa. Väčšina ľudí prechádza „údolím trápnosti“, kedy ešte nevedia svoju prezentáciu celkom naspamäť. Ak začnú prezentovať, vlezú do tohto údolia a publikum to zacíti – ich slová budú znieť ako laická recitácia básničky Sama Chalúpku a je tu veľká šanca, že to len zvýši ich stres a že dôjde k výpadku pamäte, kedy si nebudú vedieť spomenúť, čo majú povedať najbližšie.

Dá sa tomu, našťastie, predísť – treba len naostro prezentovať toľkokrát, až sa slová celkom zautomatizujú a stanú sa našou druhou prirodzenosťou.

Ak však nemáte čas naučiť sa prezentáciu naspamäť, ani to neskúšajte. Radšej sa uspokojte s heslovitými poznámkami na kartičke. Pokiaľ viete, čo pri každom bode chcete povedať, je to v poriadku. Pokúste sa zapamätať si len prechodu medzi jednotlivými odrážkami.

Venujte pozornosť aj svojmu tónu reči. Niektorí prezentátori vyvolávajú dojem autoritatívnosti, dynamiky, osobnej sily alebo veľkého zapálenia, ale obvykle je lepšie, keď zniete, ako keby išlo o priateľskú konverzáciu. Nerečnite, nerobte z toho prejavy. Buďte sami sebou.

Ak ste si zvolili formu cesty, postarajte sa, aby ste nezačali divákov počas nej nudiť. Niektorí prezentátori vkladajú do prezentácie priveľa ega a znejú nesmierne unesení sebou samými. Tohto sa vyvarujte.

Pracujte na svojom vystupovaní

Pre neskúsených prezentátorov už len samotná predstava vyliezť pred všetkých tých ľudí môže byť extrémne stresujúca – ale ľudia preceňujú jej dôležitosť. Oveľa rozhodujúcejšie pre úspech alebo neúspech vystúpenia je rozprávať ten vhodný príbeh, tými vhodnými slovami a s tými vhodnými správami. To, ako stojíte a čo ste viditeľne nervózni, nie je veľmi dôležité. Koniec-koncov, publikum očakáva, že budete nervózni alebo vytrasení.

Jedna z najväčších chýb neskúsených prezentátorov je, že príliš pohybujú svojím telom. Kymácajú sa zo strany na stranu alebo prestupujú z nohy na nohu. Ľudia to podvedome robia, keď sú nervózni, ale na publikum to pôsobí rušivo a prezentátora to vykresľuje ako slabého. Stačí už len udržať spodnú polovicu tela v pokoji a dramaticky to zlepší naše pôsobenie na pódiu.

Možno najdôležitejšia časť nášho pôsobenia je schopnosť nadviazať očný kontakt s inými. Nájdite si päť-šesť priateľsky vyzerajúcich ľudí v rôznych častiach publika a pozerajte im pri hovorení do očí. Očný kontakt je nesmierne mocná vec a pomôže publiku prijať to, čo hovoríte, oveľa viac než čokoľvek iné. Dokonca aj keď nemáte čas dobre sa na prezentáciu pripraviť, kvalitný očný kontakt to dokáže vytrhnúť.

Ďalšia prekážka pre neskúsených prezentátorov je nervozita. Ľudia s ňou zaobchádzajú rôznymi spôsobmi. Mnohí prezentátori sedia v publiku až do okamihu, kedy na nich príde rad, pretože počúvanie iných odvádza ich myšlienky od vlastného vystúpenia a znižuje ich nervozitu.

Aj isté držanie tela dokáže znížiť nervozitu. Napríklad sa odporúča pred vystúpením chodiť hore-dole, s chrbtom vzpriameným a telom uvoľneným do celého svojho rozmeru. Pri takomto držaní tela sa cítite mocnejší a máte veci viac pod kontrolou.

Ale najčastejšia a najúčinnejšia rada je zhlboka dýchať predtým, než idete prezentovať.

Vo všeobecnosti sa priveľmi zapodievame nervozitou. Ako už zaznelo, keď máme vystúpenie, publikum očakáva, že budeme nervózni, že nám nebude všetko jedno. Istá miera nervozity dokonca zvyšuje našu výkonnosť, pomáha nám lepšie koncentrovať pozornosť a ostrejšie myslieť. Treba len dýchať a dýchať a dýchať a všetko bude dobré.

Ak vystupujeme a priznáme nervozitu, môže to pre nás znamenať body v náš prospech. Keď publiku ukážeme, že aj my sme zraniteľní, publikum je k nám zhovievavejšie. Samozrejme, musí to byť mienené úprimne, nie ako manipulácia, aby nás ubezpečovali.

Plánujte si multimédiá

Dnes už máme k dispozícii toľko rôznej techniky, že keď ju nevyužijeme, považujú nás ľudia na vykopávku. Minimálna verzia sú prezentačné slajdy. Majú byť jednoduché a nemajú nám nahrádzať chýbajúce poznámky napríklad tým, že budú obsahovať body, o ktorých chceme diskutovať. Toto pre nás majú urobiť poznámky v ruke. Nemali by sme opakovať slová, ktoré premietame. Informácie sú pre publikum zaujímavé len raz a keď počúva a vidí to isté, dynamika prezentácie klesá a pozornosť publika tiež. Rada vyzerá ako elementárna, ale ešte stále je mnoho podnikov, ktoré presne tieto chyby robia.

Niektorí prezentátori vôbec nepoužívajú slajdy a mnohé témy nepotrebujú slajdy. Ak máte obrázky alebo ilustrácie, ktoré pomôžu predmet prezentácie oživiť (napríklad znázorniť), tak ich použite. Ak ich nemáte, potrebujete ešte prezentačné slajdy? A koľko? Niektoré prezentácie sa zaobídu len s úvodným a záverečným slajdom a celý zvyšok zostáva na prezentátorovi.

V poslednom čase už nie sme takí naviazaní na použitie PowerPointu. Existujú aj iné prezentačné softvéry. Niektoré z nich, napríklad Prezi, robia niečo ako panoramatický pohľad na prezentáciu a vy sa môžete pohybovať a v prípade potreby si približovať jednotlivé slajdy. Ak sa takáto technológia použije triezvo a cielene, vie do prezentácie vniesť dodatočnú dynamiku a podporiť jej dopad.

Slajdy napomáhajú aj načasovať rýchlosť prezentácie. Niektorí prezentátori majú prezentáciu nastavenú tak, že sa slajdy každých 15 sekúnd menia. Takisto sa dá rozprávať, kým na pozadí beží video – ale nemalo by byť príliš dlhé, aby neviedlo k poklesu pozornosti. Dĺžka 60 sekúnd je postačujúca.

Niekedy, pokiaľ máte slajdy, ktoré sú orientované vyslovene vizuálne (napr. prezentácia produktu/produktov/diel), môžete do prezentácie zabudovať cielené ticho, kedy na pozadí beží video alebo slajdy a celá pozornosť publika je zameraná na ne. Môžete použiť nejakú podmazovú hudbu, ale nemusíte nutne hovoriť. Prezentácia nie je vždy o tom, že vás v kuse počuť. Prezentácia značí, že chcete sprostredkovať publiku nejaký mocný zážitok.

Ak používate videá, nepoužívajte firemné propagačné videá. Ľudia sú z televízie navyknutí pri týchto videách vypínať pozornosť. A nepremietajte vide, kde s vami niekto robí rozhovor. Ľudia vás tam majú naživo – tak aký význam okrem sebaokiadzania má ešte premietať rozhovor s vami na pozadí? A pozor na zvuk vo videu – všetko so zvukom je potenciálne odpudivé.

Pospájajte to do jedného celku

Keď si nacvičujete prezentáciu, nacvičujte ju „naostro“ – teda s prizvaním cvičného publika. Nebezpečné je, že publikum môže byť hodne rôznorodé a keď dostanete spätnú väzbu, môže si niekedy priamo protirečiť. Preto sa snažte trénovať si prezentáciu pred ľuďmi, ktorí sú zruční prezentátori. Spätná väzba od nich bude najužitočnejšia.

Ale ako to už býva so spätnou väzbou a radami a návodmi – každý sme individualita a to, čo sedí jednému, nemusí sadnúť práve nám. Preto zo všetkých návodov a upozornení vyberme práve to, čo nám prichodí ako dobré a podstatné, a vytvorme si svoj vlastný prezentačný štýl, postavený na našich vlastných silných stránkach a nekopírujúci silné stránky niekoho iného.

A ešte jedna rada na záver: Všetko stojí a padá s témou prezentácie. Ak nemáte o čom hovoriť, pozvanie na konferenciu môže vyzerať sebalákavejšie – nechoďte tam. Ak totiž so slabou témou prídete pred náročné publikum, môže sa stať, že zažijete traumu vášho života a už nikdy si prezentovať netrúfnete. Takže zbierajte zatiaľ skúsenosti. Až ich bude dostatok na to, aby vaša téma sama o sebe zaujala, vtedy nastal vhodný čas na prezentovanie.

Checklist: Desať spôsobov, ako pokaziť prezentáciu

  1. Skutočne zdĺhavo, od Adama vysvetlite, o čom budete hovoriť.
  2. Hovorte pomaly a dramaticky. Prečo prezentovať, keď môžete zahrať Hamleta?
  3. Ubezpečte sa, že ešte aj tá mucha na okne sa dozvie, aká dôležitá osobnosť ste.
  4. Sústavne sa odvolávajte na svoju knihu. Alebo ešte lepšie, citujte z nej sami seba.
  5. Prepchajte svoje slajdy odrážkami, bodkami a rôznymi typmo písma.
  6. Používajte množstvo nevysvetleného odborného žargónu, aby ste zneli múdro a rozhľadene.
  7. Zdĺhavo vysvetľujte históriu svojej firmy a čo všetko úžasné sa jej podarilo dosiahnuť.
  8. Nenamáhajte sa cvične si prejsť prezentáciu, aby ste zistili, ako dlho skutočne bude trvať.
  9. Znejte ako žiačik na Hviezdoslavovom Kubíne – všetko naučené naspamäť.
  10. Za žiadnu cenu nikdy, ale skutočne nikdy nenadväzujte očný kontakt s publikom.

 

 568 total views,  2 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.