Manažéri pociťujú rozličné problémy, ale jeden problém máme snáď všetci: je to konflikt medzi želaním dosiahnuť viac a našou schopnosťou využiť obmedzený časový fond.
Preto máme pocit, že nemáme čas a zažívame typické príznaky konfliktu: pocit pracovného preťaženia, snaha siahnuť po nadčasoch, psychický stres pri zariaďovaní viacerých vecí súčasne, psychická frustrácia zapríčinená neschopnosťou dosiahnuť vytýčené ciele. Mnohí manažéri nestíhajú konať dopredne a iba reagujú na situácie namiesto toho, aby im predchádzali. Hlavné úlohy a tvorivé práce sa vybavujú po skončení služby, lebo cez deň treba obsluhovať požiadavky spolupracovníkov a veľmi často sa problém presúva do súkromia a prejavuje sa ako konflikt záujmov zamestnania a rodiny.
Zlodeji času
Problém nedostatku času si zapríčiňujeme sami svojím pracovným štýlom, ale sú tu aj zlodeji času, ako napríklad množstvo telefonátov s dĺžkou neprimeranou účelu, početné návštevy, ktoré sa mohli vybaviť inak, porady, schôdze a stretnutia, ktorých výsledky nezodpovedajú časovým, odložené a preto znova aktivované úlohy. Riešime úlohy ako prichádzajú, sme v časovom strese, ktorý ukrajuje z našej výkonnosti, riešia sa len tie úlohy, ktoré “horia”, prichádza príliš veľa nepredvídaných úloh, neselektujeme. Zlodejom býva aj nedokonalá komunikácia s následnými informačnými nedorozumeniami a predovšetkým nevhodné delegovanie, ktoré vedie k neuspokojivému vybavovaniu úloh.
Kto som a kam kráčam?
Sú však aj príčiny, ktoré nespočívajú v operatíve, ale priamo v koncepcii kariérového plánu. Možno Vám to pripadá odťažité, ale koncept životných cieľov súvisí s plánovaním, na aké úlohy miniete svoj čas. Predstavte si, že sa vidíte v roli experta v odbornej oblasti a Váš denný plán je preplnený vybavovaním operatívnej agendy, takže na odbornú prípravu neostáva čas. Alebo ašpirujete na miesto vedúceho a Váš čas sa míňa na pracovné cesty, takže nezískavate skúsenosti s riadením pracovného tímu. Manažment času nie sú len rady, ako si plánovať čas. Treba sa zameriavať ani nie tak na to ČO robiť, ale skôr PREČO to robiť.
Operatívny manažment času
Ak máte jasno v tom, ako koncipovať spotrebu času, je ďalšou úlohou operatívne plánovanie času, t.j. denný časový plán, ktorý môže obsahovať také činnosti ako nedokončené aktivity z predošlého obdobia, činnosti naplánované na tento deň, štartovanie nových procesov a časové naplánovanie ich postupu, periodicky sa opakujúce činnosti a tiež plánovanie vlastných činností a spotreby času.
Denný plán robte zásadne písomne. Dosiahnete tým odbremenenie pamäti, nestratíte vizuálny prehľad o vlastných úlohách a podporíte vlastnú motiváciu (kondicionovanie sa) na splnenie úloh. Denný plán robte na konci predchádzajúceho dňa – získate prehľad o nasledujúcom dni, môžete ešte večer popremýšľať ako a vyhnete sa pocitu neistoty.
Plánujte takto: Váš disponibilný čas = plánovaná operatíva + plánovaná tvorivá činnosť + rezerva. Pomer medzi operatívou a koncepčnou činnosťou závisí na Vašom rozhodnutí. Ale rezervu plánujte aspoň vo výške 20% až 40% disponibilného času. Ak sa pýtate, čo urobiť zajtra, najprv rozdeľte úlohy podľa priorít. Riaďte sa heslom Petra Druckera: “Je lepšie robiť správnu prácu ako robiť prácu správnym spôsobom”. Ak to urobíte opačne, hrozí Vám profil pedanta, ktorý nerobí dôležité veci.
Rozdeľte si úlohy do troch skupín: A – veľmi dôležité úlohy, ktoré nemožno zveriť inému, B – dôležité úlohy, ktoré možno delegovať na spolupracovníkov, C – úlohy s malým významom z hľadiska dosiahnutia hlavných cieľov.
Pri dennom plánovaní do plánu zaraďte 1 až 2 úlohy z kategórie A (napr. 3 hodiny), 2 až 3 úlohy z kategórie B (napr. 1 hodinu) a zvyšok pre úlohy C (napr. 45 min. až 1 hod.). Ostatok venujte rezerve.
Plánovaním priorít sa Váš potenciál bude využívať prednostne pre dôležité úlohy, naliehavé úlohy dostanú časovú prednosť, v jednom čase sa koncentrujete na jednu činnosť, rozdelenie činností medzi Vás a Vašich spolupracovníkov bude optimálne a ak sa práca v ten deň nedarí, tak ku koncu pracovného dňa splníte aspoň najdôležitejšie úlohy.
Delegujte!
Delegujte úlohy a zodpovednosť na svojich podriadených, aby ste sa vy odbremenili pre dôležitejšie práce. Ide o to, prideliť podriadeným riešenie všetkých úloh a problémov, na ktoré majú dosť osobných kompetencií a dostatočnú pracovnú kapacitu a nedopustiť, aby podriadení presúvali problémy späť na manažéra, pokiaľ je v ich moci problém vyriešiť (tzv. spätná delegácia). Získate tak čas pre dôležité nedelegovateľné úlohy, využijete invenciu, odborné znalosti, zručnosti a skúsenosti spolupracovníkov, podporíte iniciatívu, samostatnosť a zodpovednosť spolupracovníkov, správnym delegovaním ovplyvníte úroveň motivácie spolupracovníkov a môžete budovať zastupiteľnosť ľudí.
Pri každej svojej úlohe rozmýšľajte takto: musím túto činnosť vykonať sám alebo ju môžem delegovať na spolupracovníkov alebo na externé pracoviská (t. j. dodávateľsky)?
Ak ste sa rozhodli delegovať, odpovedzte na tieto otázky: čo presne chcete delegovať na iného, kto je tá vhodná osoba, prečo to má urobiť (pozadie problému, aby sa splnil sledovaný cieľ), ako to má urobiť (rozsah, detaily, použiteľné zdroje, nežiadúce efekty, možné riziká), dokedy to treba urobiť a aký je želateľný cieľový stav. Delegovanie predpokladá isté komunikačné a interpersonálne spôsobilosti, ktoré si treba jednoducho natrénovať. Dnes už existujú rôzne druhy tréningov so simuláciami, rolovými hrami a videopodporou, takže naučiť sa potláčať pokusy o spätnú delegáciu môže byť nakoniec celkom príjemný a zábavný zážitok.
Ako si však poradiť v situácii, keď “nemáte čas delegovať”: 1. rozšírte množstvo času, ktorý máte k dispozícii, 2. tento čas využite na zistenie, či podriadení majú dostatočnú iniciatívu, či ju využívajú, či majú dostačujúce osobné kompetencie a či disponujú potrebnými zdrojmi na riešenie úloh. Ak áno, sústreďte sa na plánovanie úloh podriadeným, prideľovanie zdrojov a koordinovanie procesov.
Duševná a fyzická výkonnosť človeka sa riadi určitými rytmami. Manažér by nemal konať proti svojmu individuálnemu biologickému rytmu, aby získal maximum zo svojho pracovného potenciálu. Preto rešpektujte svoju individuálnu výkonnostnú krivku.
Štatistickú priemernú duševnú výkonnosť ľudí vyjadruje graf:
Zložité, tvorivé alebo koncepčné úlohy (obvykle to bývajú úlohy typu A) riešte zásadne počas výkonnostného vrcholu. V čase útlmu výkonu vybavujte úlohy typu C, rutinné činnosti a kontakty so spolupracovníkmi, ktoré nevyžadujú koncentráciu. V ostatnom čase a v druhom výkonnostnom vrchole dňa riešte úlohy typu B.
Aby ste udržali výkonnosť, zaraďte asi po 1 hodine intenzívnej práce krátku prestávku v dĺžke 10 minút. To sú optimálne časy: pridlhá intenzívna práca spôsobí pokles výkonnosti. Pridlhá prestávka spôsobí pokles koncentrácie a jej obnovenie je značne dlhšie. Doprajte si počas prestávky pohyb.
Výborným vynálezom je tichá hodinka manažéra, samozrejme len ak sa Vám ju podarí realizovať. Zakomponujte si do časového plánu svoje vlastné silencium, v ktorom vylúčite vyrušovanie (či už osobné alebo telefonické) a zverejnite to. Požadujte svojich spolupracovníkov (podriadených, kolegov a ak sa dá aj nadriadených), aby ho rešpektovali.
Počas tohto silencia riešte všetky tvorivé, koncepčné a dôležité úlohy (spravidla to budú úlohy typu A). Uvedomte si, že každé vyrušenie Vás stojí opätovné vnorenie sa do prerušenej práce, čím Vám vznikajú značné časové straty.
Ak máte sekretárku, požiadajte ju, aby zabránila osobným a telefonickým kontaktom (skutočne neodkladné záležitosti samozrejme majú prednosť, ale tie nech majú charakter havarijnej situácie, nie bežnej operatívy). Nech oznámi, že máte silencium pre dôležité úlohy a dokedy konkrétne.
Ak nemáte sekretárku, môžete využiť telefónny záznamník – niektoré typy umožňujú počúvať odkaz volajúceho a Vy sa môžete rozhodnúť, či zdvihnete alebo nie. Možno Vám to pripadá neúprimné, ale ak ste si vyhradili silencium a všetci to vedia, dopúšťajú sa prehrešku oni, nie Vy.
Ak je takáto organizácia spoločensky neúnosná, utečte pred rušením na miesto, kde môžete stráviť kľudnú hodinku v záujme Vašich najdôležitejších úloh.
Toto všetko, pravda, predpokladá, že charakter Vašej práce zdôvodňuje takú organizáciu denného času. Asi ťažko si silencium môže vyhradiť napríklad dispečer.
Myslite aj na svoj pozitívny postoj a kondicionovanie sa, aj keď sa na prvý pohľad nezdá, že by táto vec súvisela s manažmentom času. Ide totiž o osobnú výkonnosť vzťah ku kooperujúcim ľuďom.
Predstavte si zlý sen, v ktorom sa vidíte takto: aj dnes som zabudol urobiť plán na zajtra – som zvedavý, čo mi zajtra vybuchne, kto príde s akou volovinou a všetko, čo si ráno naplánujem, mi zruší, iste sa ráno zobudím neskoro, prídem uponáhľaný a hladný, nebudem vedieť, čo skôr, lebo som zabudol naplánovať deň, ale to je v tomto zamestnaní normálne, tu nikto o ničom nemá prehľad a práve teraz o desiatej, keď sa mi darí najviac, by som potreboval riešiť dve dôležité úlohy, ale keďže nemám k nim podklady, idem si ich zháňať a úlohy vyriešim poobede, neviem prečo mám pozitívne reagovať, keď sa mi nedarí, v tomto zhone sa ani nedá poriadne pracovať, nieto byť večne vyškerený, ľudia vravia, že trieskam dverami aj telefónom, ale až ostatní budú prívetivejší, budem aj ja, sme predsa v práci a nie v divadle a vôbec, čo sa nevybavilo dnes, vybaví sa zajtra, robota neutečie, plány na zajtra robiť nemienim, ani dnes by mi nevyšli, to som zvedavý, čo je doma na večeru, ja sa v práci idem utrhnúť a doma majú pohodičku, nechám sa pekne obslúžiť, aspoň sa pritom vyrozprávam o robote, nech vedia čo je to peniaze zarábať.
Pri Vašom plánovaní Vám pomôžu pomôcky plánovania času, ktoré možno rozdeliť do dvoch skupín: papierové a elektronické. Papierové možno mať neustále so sebou, poskytujú pomerne dobrú možnosť vizuálneho prehľadu, ale zmeny sa zaznamenávajú obťažne. Elektronické diáre možno nosiť so sebou, sú na baterku, ale ich zobrazovanie je orientované na jednotlivé položky, nie na celý kalendár. Preto neposkytujú dobrý vizuálny prehľad. časové plánovače typu počítačový program poskytujú dostatočné vizuálne pohodlie, ale sú viazané na počítač. Niektoré poskytujú na obrazovke dobrý prehľad.
Najdôležitejšia je však Vaša dôslednosť a osobná disciplína. Úmysel riadiť svoj časový harmonogram plánovito a zámerne je skutočne iba úmysel. Treba ho realizovať, a to dôsledne. K tomu treba istú dávku osobnej disciplíny. Ako každý úmysel, aj tento má svoj “životný cyklus”. Skúste odpovedať na nasledujúce otázky: Pociťujete veľmi silný nedostatok času? Urobili ste už pevné rozhodnutie riadiť spotrebu svojho času? Viete akú metódu použijete pri časovom plánovaní? Je Vaše odhodlanie dostatočne pevné? Ak áno, držíme Vám palce!
Ivan Burger
Ivan Burger je riaditeľ vzdelávacej spoločnosti ibis partner Slovakia, s.r.o., senior tréner manažérskych zručností a podnikový poradca pre oblasť riadenia výkonnosti prostredníctvom KPI a Balanced Scorecard .
15,451 total views, 6 views today
