Získajte čas pre prácu

Viac urobíme, keď neskáčeme z úlohy do úlohy.

Keď sa prepíname medzi úlohami, istú chvíľu trvá, než sa zorientujeme a dosiahneme výkonnosť v tej novej – niekedy až 15 minút. A potom zas chvíľu trvá, než sa prepneme späť a znova skoncentrujeme. Preto ak si rozfragmentujeme deň, znižujeme tým reálny čas, ktorý máme k dispozícii pre prácu, a zvyšujeme riziko, že naše rozhodnutia nebudú optimálne.

Keď “multi-taskujeme”, tak sa len veľmi rýchlo prepíname z jednej úlohy do druhej – a s našou koncentráciou sme sústavne v “nevýkonnom” čase.

Niekedy sa v podnikoch snažia ľudia dohoniť chýbajúci čas tým, že multitaskujú – telefonujú a čítajú pritom maily, alebo sedia na porade a SMSkujú s niekým. Problém je, že jeden človek má len jeden mozog a len jednu koncentráciu a tak pri jednej z týchto činností je mozog vždy vypnutý, čo vedie k stratám informácií a kontextu, tým pádom k chybám a zlým výsledkom. Keď “multitaskujeme”, tak sa vlastne len veľmi rýchlo prepíname z jednej úlohy do druhej – a o tom, čo to časovo znamená, sme si práve povedali; s našou koncentráciou sme sústavne v “nevýkonnom” čase.

Čo s tým teda robiť? Rick Brenner z Chaco Canyon Consulting má zopár nápadov:

Obmedzte svoje vyrušenia

Vyrušenia sú extrémne nákladné. Nútia nás prepnúť sa z toho, čo práve robíme, a vyhodnocovať, nakoľko je vyrušenie akútne a nevyhnutné. Už tu strácame drahý čas. Potom potrebujeme čas na to, aby sme sa rozhodli, či vyrušenie prijmeme, odsunieme na neskôr alebo úplne zrušíme. Ak ho odsunieme, potrebujeme si ho zaradiť do plánu na inokedy. Ak sa rozhodneme okamžite sa mu venovať, dochádza nové prepnutie a nová strata času a fokusu.

Pokiaľ nie ste práve bezpečnostný technik, pracovník prvého kontaktu alebo krízový manažér, obmedzte svoj “prerušiteľný” čas na 20-30 minút na hodinu. Zmeňte svoju politiku večne otvorených dverí na politiku vyhradených časov pre kontakty.

Nevyrušujte sami seba

Po rokoch sústavného vyrušovania a pri súčasnej miere preťaženosti začíname strácať schopnosť koncentrovať sa. Keďže riešime mnoho problémov súčasne, pri práci nad jedným nám odrazu začnú v hlave vyskakovať cenné postrehy k niečomu inému – a naše sústredenie je v čudu.

Keď sa vám pri práci nad jedným nečakane vynorí nápad k niečomu inému, nerozoberajte ho, len si ho zaznamenajte na papier alebo do záznamníka a vráťte sa okamžite k tomu, čo ste práve robili. Dorobte to do konca, potom sa nad nápadom zamyslite a rozhodnite, či ho vsuniete pred ďalšiu naplánovanú činnosť, alebo sa mu budete venovať neskôr.

Preskupte si svoj pracovný deň

Naša práca je jedna obrovská pozvánka na vyrušenia: s čím väčším počtom ľudí spolupracujeme, tým častejšie sme vyrušovaní. K čím viac tímom patríme, tým viac vecí musíme riešiť.

Ak môžete, kriticky vyberajte, v ktorom tíme je vaša prítomnosť nevyhnutná a kde ju môžete delegovať. (Koniec-koncov, vyrušenia vášho podriadeného sú síce rovnako nepríjemné, ale lacnejšie a menej nebezpečné.) Ak sa napriek tomu v niektorých tímoch musíte angažovať, kalkulujte v svojom harmonograme aj s časmi potrebnými na prepínanie sa medzi činnosťami.

Znížte nejednoznačnosti a zmätok

Nejednoznačné zadania a zmätky nielen vyvolávajú chyby a potrebu veci prerábať, ale potrebné vyjasňovanie a vysvetľovanie kolegom predstavuje tiež ďalšie vyrušenie – či už ide o telefonát, mail alebo osobné vysvetľovanie.

Budujte svoju jasnosť komunikácie a naučte sa overovať porozumenie na druhej strane a bezstratový prenos informácií. Čím jasnejšie vy komunikujete svoje predstavy a čím jasnejšie rozumiete tomu, čo na druhej strane “došlo”, tým menej budete potrebovať kontrolovať, korigovať a dovysvetľovávať. A čím menej kontaktov s ostatnými bude potrebných, tým viac času zostane na neprerušovanú prácu.

Ako z toho urobiť systém?

Manažéri vedia zníženiu prerušení napomôcť dvoma spôsobmi: vedia napríklad vyhradiť časy pre nerušenú prácu, kedy sedíte na mieste a robíte. Kedysi sa tomu hovorilo “silencium”, ale nefungovalo to, pretože všetci vedeli, kde vás počas silencia nájdu, a tak vás vyrušovali práve vtedy 😉 , ale zníži to aspoň vašu dostupnosť pre telefonické vyrušenia, pretože nie ste počas silencia povinní zdvíhať telefóny.

Druhá vec, ktorú manažment dokáže podporiť, je celkové obmedzenie počtu tímov v organizácii a postriehnute, aby jeden človek bol súčasne maximálne v dvoch riešiteľských tímoch.

Ale aj my máme k dispozícii niekoľko možností. Predovšetkým, ľudia majú už vytvorené návyky, ako sa v práci správať – a nie všetky z nich sú rozumné. Najlepší začiatok je teda preskúmať svoje vlastné správanie a zistiť, kde nám naše vlastné rutiny stoja v ceste:

Prestaňte mikromanažovať

Mikromanažovanie a perfekcionizmus nie sú je super-sily, ale produkt vnútornej neistoty. Je to snaha ukontrolovať to, čo kontrolovateľné nie je. Preto to pohlcuje toľko času. Najčastejšie sa spája s neporiadnym odkomunikovaním úlohy, pocitom, že podriadený presne nevie, čo má dosiahnuť, že možno na to nie je pripravený a tak mu treba fučať za krkom a nakoniec to po ňom prerobiť.

Ak si dáte pozor na vlastnú jasnú a jednoznačnú komunikáciu, overíte si porozumenie a budete delegovať len ľuďom, ktorí majú skutočne aj schopnosť doviesť úlohu do uspokojivého konca, zrušíte 70% potreby mikromanažovať.

A tých zvyšných 30% zrušíte sebadisciplínou, keď si prestanete myslieť, že ste obklopení samými neschopnými hlupákmi a len vy jediní viete, ako veci majú vyzerať.

Zváčšite si svoj priestor

Zapratané, neprehľadné a stiesnené priestory nás stoja čas, pretože večne musíme niečo hľadať a preskupovať. Ak nemôžete dostať väčší fyzický priestor, zredukujte veci, čo zaberajú ten priestor, ktorý máte k dispozícii. Napríklad si zadovážte vyššie skrinky a regály, zbavte sa časti vecí, preneste čas vecí do skladu alebo archívu a postarajte sa hlavne o to, aby veci boli uložené za dvierkami. Vizuálny pocit “upratanosti” totiž zvyšuje vnútornú schopnosť koncentrácie a znižuje pocit preťaženia.

Držte na uzde svoj perfekcionizmus

Prestaňte robiť veci, ktoré robiť nemáte; nie sú váš džob.

Ako sme už hovorili, perfekcionizmus je výsledok vnútornej neistoty: priveľa času venujeme dolaďovaniu drobností, ktoré už k výsledku nijako podstatne neprispievajú. Naučte sa význam “dostatočne dobrý”. Urobte to, čo je skutočne nevyhnutné – a urobte to dobre. Nerobte svoj výstup s očakávaním nejakej vzdialenej budúcnosti a potenciálnych problémov, pretože veci sa obvykle vyvíjajú celkom inak, než sme predpokladali.

Trávte menej času hľadaním vecí

Najčastejšie založené veci bývajú mobil, okuliare, dokumenty, kľúče či čokoľvek, čo ste mali v ruke pred sekundou, než ste to niekam položili.

Pri dokumentoch pomôže organizovanie. Pre ostatné veci si vytvorte štandardné “parkovisko”, kam dočasne umiestňujete veci.

Vysušte svoju bažinu

Niekedy sme takí zaplavení úlohami a vecami na ošetrenie, že nemáme čas na to, aby sme si ich prebrali a vymotali sa z našej osobnej “bažiny”. Väčšia časť našej “bažiny” spočíva v tom, že niektoré menej príjemné veci sme neošetrili okamžite a odložili na neskôr a takto ich pred sebou tlačíme a ony spôsobujú nové a nové problémy. Napríklad máte asistenta, ktorý ale svoj džob celkom celkom nezvláda. Miesto toho, aby ste sa s tým vysporiadali, urobili opatrenia a vymenili asistenta, tak mu pomáhate, suplujete jeho prácu a navyše ste priebežne zaťažovaní vecami, ktoré k vám presakujú aj napriek asistentovi.

Takéto veci riešte ako prvé. Odstráňte zdroje, ktoré generujú nové a nové problémy.

Prestaňte robiť veci, ktoré by ste robiť nemali

Niektoré veci nie sú naozaj súčasťou našej práce. Prijali sme ich za svoje, pretože sme nevedeli alebo netrúfali si odmietnuť, alebo sa nám zapáčili a nechceme sa ich vzdať.

Zbavte sa všetkého, čoho sa zbaviť môžete, a potom sa venujte príčinám. Naučte sa veci (napr. staré, milované projekty) púšťať k vode.  Naučte sa nechať iných robiť to, čo nie je reálnou súčasťou vašej práce. Prizvite si kouča alebo mentora, ktorý vám pomôže zorientovať sa v tom, čomu sa venovať treba a čo treba odsunúť alebo pustiť k vode.

Posuňte si pracovnú dobu

Začnite prácu o hodinu skôr, kedy ešte v práci nikoho niet, a venujte ju na háklivé, desivé alebo urgentné úlohy.

Nastavte si sebakontrolu

Napíšte si na papier realistický zoznam priorít na daný deň a vymedzte si čas, kedy ich urobíte.

Zoznam si vyveste niekam na oči, nie priamo do pohľadu, ale napríklad bokom k monitoru, a z času na čas naň pozrite. Ak ste niečo z neho už urobili, vyškrtnite to.

 1,104 total views,  1 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.