Zoznam úloh na vybavenie pomôže znížiť stres

Široko je rozšírený názor, že veľa práce a vystresovanosť sú príznakmi úspechu v práci. Týka sa to hlavne ľudí samostatne zárobkovo činných, ale aj ľudí pracujúcich v renomovaných zahraničných firmách. Aby si udržali pozíciu, musí byť vidno, že sú zavalení robotou. A tak sa o to postarajú…

Pri prerábke firemnej stránky www.ibispartner.sk sme úplne zrušili Čitáreň, v ktorej okrem vybraných článkov z Manažéra bolo aj množstvo článkov, ktoré vyšli v našich niekdajších newsletteroch SuperTip a Prezentačné tipy. Keďže niektoré z nich obsahujú ešte aj dnes užitočné informácie a tipy, budeme ich každý piatok v tejto rubrike pravidelne zaraďovať do databázy starších článkov.

Dnešný článok je z Čitárne.

Je to podvedomá reakcia na to, podľa čoho prostredie hodnotí úspešnosť. Kým ju bude hodnotiť podľa toho, ako „makáme“ a ako sa pritom „spotíme“ (slovami vyššieho manažmentu „nakoľko sa identifikujeme s firmou“ a „s akým nasadením pracujeme“), budeme sa starať o to, aby nás videli uprostred niekoľkých paralelne bežiacich činností, ako virtuózne žonglujeme s úlohami a na poslednú chvíľu zachraňujeme svet.

Postarajte sa, aby podľa možnosti na vrchole vášho zoznamu boli len nedelegovateľné úlohy typu „Pozor, horí“.

Ale keby spoločnosť identifikáciu s firmou hodnotila podľa toho, či máme na sebe tričko s firemným logom, a stupeň nasadenia tým, či si dokážeme nájsť najjednoduchší a najrýchlejší spôsob, ako úlohy vyriešiť a užívať si voľna, tak nás nájdu čoskoro vylihovať pri firemnom jazere vo firemnom tričku a chváliť sa, ako sme dnes už o desiatej mali čistý stôl a ako sme zabezpečili, že dnes svet zachraňovať nebude treba!

Jedným slovom – sme v závese spoločenských štandardov.

A spoločnosť hodnotí, nakoľko efektívne vieme veci robiť.

Už sa nepýta, či robíme tie správne veci: či stanovujeme priority a máme spoľahlivé rutiny na to, aby sme sa postarali o naplnenie tých dôležitých priorít.

Na každom seminári o časovom manažmente vám povedia, že tri veci nám pomáhajú dobre sa zorganizovať:

  • zoznam vecí, ktoré treba vybaviť
  • uprataný pracovný priestor
  • dobre rozčlenené pracovné pomôcky.

Uprataný pracovný priestor zabezpečuje, že pracujeme len s tými vecami, ktoré dnes musíme vybaviť, a nerozptyľujeme sa ničím iným.

Dobre rozčlenené pracovné pomôcky zabezpečujú, že nemusíme veci hľadať, keď ich potrebujeme.

Zoznam vecí na vybavenie je najdôležitejší zo všetkých. Podľa toho, ako k nemu pristupujeme, dosiahneme buď vysokú produktivitu, alebo vysokú účinnosť. Alebo oboje.

Tipy pre zoznam vecí na vybavenie

  1. Napíšte si všetky úlohy, ktoré máte vybaviť vy a vaši podriadení v danom dni, na jeden papier.

  2. Ku každej položke si zapíšte jej prioritu. Priorita úloh vyzerá najčastejšie nejako takto:

  • naliehavé a nutné (typ „Pozor, horí!“)
  • nutné, ale počká (typ „Treba, ale ležérne“)
  • naliehavé, ale nie nutné (typ „Zasa niekto pýta čísla“)
  • zábavné a príjemné, ale nie naliehavé ani nutné (typ „Žiaľ, počká…“)
  1. Pri ďalšom sa sústreďte na prvé dva typy úloh.

  2. Pri každej úlohe vyznačte, kto ju môže urobiť:

  • výlučne ja
  • môžem delegovať
  • musím delegovať.

Začnite tretím typom úloh. Dohodnite si termíny a štandard pre vybavenie úlohy a zbavte sa jej. Pokračujte druhým typom úloh. Postarajte sa, aby podľa možnosti na vrchole vášho zoznamu boli len nedelegovateľné úlohy typu „Pozor, horí“. Pri úlohách typu „Treba, ale ležérne“ už nie je dôležité, aby ste všetko delegovali, ale vaša záťaž nesmie prekročiť únosnú mieru.

  1. A čo je únosná miera? Vezmite si celý čas dňa, ktorý máte na prácu k dispozícii, a len 60% tohto času si zaplánujte úlohami. O zaplánovanie zvyšných 40% sa vám totiž postarajú nečakané udalosti a vyrušenia.

6. Zostavte si zoznam, na ktorom bude len 60% úloh, ktoré sa dajú v danom dni vybaviť. Len čo nejakú úlohu vybavíte, vyškrtnite ju zo zoznamu.

  1. Ak vám už úlohy idú z krku, vložte niektorú zo „Žiaľ, počká“ úloh, ale vyhraďte si na ňu len obmedzený čas, ktorý presne dodržte. Takto budete nielen pracovať, ale sa postaráte aj o istý stupeň vnútorného uspokojenia.

  2. Večer si pozrite, čo všetko ste stihli a čo zostalo na ďalší deň. Všetky úlohy „Pozor, horí“ a väčšina úloh „Treba, ale ležérne“ by mali byť vybavené. Doplňte zoznam o úlohy, ktoré pribudli z tohto dňa, určite im priority a miesto v zozname na ďalší deň.

  3. Robte si zoznam, aj keď nemáte komu delegovať. Na záver pracovného dňa si vždy pozrite, čo všetko sa vám podarilo vybaviť, sami seba za to pochváľte a vychutnajte si pocit dobre odvedenej práce.

 6,251 total views,  1 views today

Pridaj komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená. Vyžadované polia sú označené *

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.