V 80. rokoch bola teória manažmentu času ešte pomerne jednoduchá. Keď sa niekto pýtal, ako si do 14-hodinového pracovného dňa vtesnať termíny 16-hodinového pracovného dňa, odpoveď bola jednoduchá – prísnou organizáciou. Firmy kupovali časové plánovače a posielali ľudí na školenia. Neskôr sa časové plánovače, hlavne tie elektronické, stali symbolom statusu.
V 90. rokoch prišlo potom vytriezvenie. Zistilo sa, že množstvo ľudí svoje časové plánovače používa len ako kalendáre a adresáre. Navyše sa ukázalo, že časový manažment nie je až taký jednoduchý, ako sa na prvý pohľad zdá. Je to podobné ako pri riadiacom štýle – každý má svoj vlastný. To, čo vyhovuje jednému, nie je vhodné pre iného.
Americké výskumy ukázali, že spôsob, akým si dokážeme plánovať čas, závisí od toho, ktorú polovičku mozgu preferujeme. Všetky tie zoznamy úloh na urobenie sú vhodné pre ľudí, u ktorých dominuje ľavá, logická, sekvenčná polovička mozgu, tzv. mužská. Pre týchto ľudí sa veci dajú zoradiť do postupnosti, zručne narábajú s hodinami i minútami, plánujú, rozdeľujú a kategorizujú. Keď do ruky dostanú časový plánovač, vedia z neho vyťažiť maximum.
Spôsob, akým si dokážeme plánovať čas, závisí od toho, ktorú polovičku mozgu preferujeme.
Horšie sú na tom ľudia „pravomozgoví“, u ktorých dominuje kreatívna, intuitívna a obrazovo orientovaná polovička mozgu – čas a priestor sú u nich často len slová, zoznam je niečo, čo sa zahadzuje a zabúda na všetkých nemožných miestach a najmenšia časová jednotka, s ktorou narábajú, je obvykle poldeň, u „ťažkých prípadov“ deň. Inak si povinnosti zaznamenávajú, inak ich organizujú, inak narábajú s ich napĺňaním. Obvyklé časové plánovače im hovoria len jedno – treba ich niekde čo najrýchlejšie zabudnúť alebo stratiť…
A aby to nebolo také jednoduché, nemecký guru časového manažmentu Lothar Seiwert ešte zjemnil toto hrubé pravomozgovo-ľavomozgové rozdelenie. Za východisko si vzal typológiu DISC. Tá delí ľudí na dosahovačov, ovplyvňovačov, tímových a metodických (túto terminológiu používame v tréningoch ibis partner Slovakia).
Tímoví a metodickí oveľa lepšie dokážu narábať s časovými plánovačmi ako ostatné dva typy. Stanovujú si priority, zapisujú si termíny a robia si písomný plán na daný deň.
Dosahovači a ovplyvňovači sú na tom horšie. Väčšina z nich má problémy so sebadisciplínou, radi nechávajú pozornosť odbočiť na niečo zaujímavejšie, sami sa radi rozptyľujú a mávajú problém povedať „nie“.
Aj napriek existencii rôznych typov ľudí a rôzneho narábania s časom existujú isté zásady, ktoré efektívne narábanie s časom ovplyvňujú a mali by ich brať do úvahy všetci bez ohľadu na to, k akému typu patria:
- písomne plánovať
- najdôležitejšie veci urobiť prvé
- naučiť sa delegovať
- vyhýbať sa vyrušeniam
- nezaplniť si celý deň plánovanými aktivitami.
Plánovať písomne
Kto má len kalendár a v ňom len samotné termíny, ten nerobí dosť. Rozhodujúce je mať podchytené aj všetky ostatné denné činnosti, napr. spracovanie pošty, vybavenie dôležitých telefonátov a podobné. Všetky tieto veci treba podchytiť písomne.
Pomôcok na to existuje niekoľko: klasické časové plánovače (ceruzka a papier), notebooky, organizéry v mobilných telefónoch, dokonca i plánovače na internete, ktoré sú prístupné, aj keď ste na cestách, a ku ktorým môže mať prístup viacero ľudí. Problém týchto pomôcok (hlavne tých technických) je v tom, že mladšie generácie sú ich fanúšikmi a majú tendenciu sa s nimi skôr hrať, ako ich efektívne využívať. Výsledok – plánovaním času sa stráca drahocenný čas. V skutočnosti by však nemalo plánovanie dňa presiahnuť viac ako 10 minút!
Najdôležitejšie sa robí prvé
Všetko je naliehavé, máločo je dôležité. Keď je človek na porade, je najdôležitejšia porada. Nemal by sa nechať vyrušovať všelijakými inými rozbehnutými aktivitami. Takisto na tréningoch sa nám stáva, že účastníci sa venujú viac telefonovaniu ako tréningu. Akoby dnes medzi ľuďmi panovalo presvedčenie, že ak stále niečo nevybavuješ, si postrádateľný alebo nedôležitý.
Dobrou vizitkou každého riadiaceho pracovníka je vedieť si veci zorganizovať tak, aby sa to, čo má na daný deň naplánované, v danom dni aj odohralo.
Pritom dobrou vizitkou každého riadiaceho pracovníka je vedieť si veci zorganizovať tak, aby sa to, čo má na daný deň naplánované, v danom dni aj odohralo. Teda ak má naplánovaný tréning, tak trénuje. Ak má naplánovanú poradu, tak zasadá. Ak má naplánovanú obchodnú návštevu, tak je u zákazníka. A nie že u zákazníka telefonuje do podniku, aby dal inštrukciu ohľadne expedície inému zákazníkovi, na tréningu rieši práceneschopnosť svojho podriadeného a pri obede organizuje podklady pre poradu…
Kto robí všetko odrazu a chce vyhovieť všetkým, končí spravidla tým, že nevyhovie nikomu a nič nedotiahne poriadne do konca. Úspech majú len ľudia, ktorí si vedia stanoviť priority.
Delegovanie úloh
Takisto je dôležité, aby človek robil predovšetkým tie veci, ktoré robí dobre a často, pretože je predpoklad, že ich bude robiť o to rýchlejšie. Pri každej práci platí Paretov princíp: 20% tvojej činnosti zodpovedá za 80% tvojho platu. Tak by sa manažér mal venovať predovšetkým tým 20% činností a zvyšok by sa mal snažiť delegovať nad podriadených.
Administratívne činnosti môže pokojne robiť niekto iný. Väčšie úlohy možno rozdeliť na menšie celky a priradiť pracovníkovi, ktorý má potrebné schopnosti na to, aby to zvládol bez prílišnej kontroly zo strany nadriadeného. Ak takých ľudí nemáte, môžete si ich vychovať. Ako? Tým, že im začnete delegovať…
Úloha nadriadeného zostane aj naďalej v tom, čo nemôže robiť nikto iný: v organizovaní a zabezpečovaní zdrojov, rozdeľovaní práce a koordinácii úsilia svojho tímu. On je ten mozog, ktorý má väčší a širší rozhľad a ktorý dokáže pre svojich ľudí interpretovať podnikový kontext, podnikový záujem a ich miesto pri dosahovaní tohto záujmu.
Vylúčenie vyrušení
Dnes sú manažéri pri práci vyrušovaní oveľa častejšie ako pred 20 rokmi. Vinu na tom nesú okrem iného aj nové komunikačné technológie, najmä mobilné telefóny a e-mail, ktoré umožňujú prakticky prístup ku každému kedykoľvek. Hlavne mladší manažéri, aby dali najavo svoju vyťaženosť, sa nechávajú radi vyťahovať z porád hocikým, kto im zavolá.
Profesionáli sa však naučili dôsledne vyhýbať rušeniam. Napríklad e-maily riešia len dvakrát denne, v čase na to vyhradenom, keď je osobná produktivita nižšia. Nemecký guru časového manažmentu Lothar Seiwert používa svoj mobil len na to, aby mohol sám telefonovať; inak ho má presmerovaný na sekretárku a tá filtruje telefonáty podľa naliehavosti a dôležitosti.
Zohľadňovať vlastný biorytmus
Každý človek má individuálnu krivku výkonnosti. Niektorí sú najvýkonnejší dopoludnia, iní neskôr poobede alebo až neskoro večer. Je dobré poznať tento svoj biorytmus a organizovať si deň tak, aby v čase najvyššej výkonnosti mal manažér k dispozícii blok času na skutočne dôležitú a náročnú prácu – napríklad formou „silencia“, teda tichej hodiny-dvoch, kedy nezdvíha telefóny a nereaguje na nijaké vyrušenia zvonka.
Obvykle po obede silne klesá krivka výkonnosti a tak vtedy je najlepší čas na telefonáty, kontakty s inými alebo vybavovanie pošty.
Takisto dôležité je zaplánovať si prestávky. Kto sa ženie z jednej povinnosti do druhej, čoskoro stratí potešenie z práce a vnútorne vyhorí. Bežné pravidlo je, že na hodinu práce si potrebuje človek naplánovať 10 minút oddychu.
Posledné dôležité pravidlo je nezaplánovať si celý deň aktivitami. Vždy sa môže vynoriť niečo nečakané, čo treba začať riešiť. Autori udávajú, že rozumné je zaplánovať si len 60-80% času (pričom Lothar Seiwert je zástancom 60%) a zvyšok používať na vyrovnávanie. Nič totiž nie je frustrujúcejšie než plný kalendár, z ktorého sa nepodarí urobiť ani tretinu.
Rovnováha medzi prácou a súkromím
Keď človek nemá v živote nič iné než prácu, pri prvom výraznejšom neúspechu môže stratiť nielen motiváciu, ale aj zmysel života. Je dôležité, aby sme si udržiavali rovnováhu medzi súkromným a pracovným, medzi robotou a našimi osobnými záujmami.
Je jedno, aké tieto osobné záujmy sú. Dôležité je, aby sme sa pri nich cítili dobre a aby sme si ich nezabudli zaplánovať do nášho denného plánu! Vyzerá to smiešne, plánovať si súkromie a hobby, ale ak to neurobíme, pri prvom náznaku problémov v robote začneme uberať z nášho súkromného času v prospech práce. A dostávame sa na hranicu vyhorenia.
Spomaliť, zastaviť a uvoľniť sa
Toto je možno najnepravdepodobnejšia rada zo všetkých. V dnešnej spoločnosti je človek „ktosi“, len keď sa sústavne niekam ponáhľa. Takíto ľudia sú vážení. Preto sa aj mnohí manažéri podvedome radi nechajú preťažovať – čím viac práce má, tým dôležitejší je.
Ale je to ako s tou veveričkou v šliapacom kole: beží a beží, ale nevie, odkiaľ, a nevie, kam… Kedy-tedy potrebuje každý človek čas na to, aby zastal, nanovo sa zorientoval, možno preskupil priority v svojom živote, než začne byť neskoro… Každý vek má iné priority a iné možnosti. Niečo, čo sme zamladi zmeškali, už neskôr môžeme len oplakávať.
Ak potrebujeme zlepšiť svoje narábanie s časom, potrebujeme sa teda predovšetkým zastaviť, urobiť si snímku stavu a rozhodnúť sa, čo je v najbližšom roku, dvoch či troch pre nás prednostné. Podľa toho potom vieme aj povedať, aké aktivity budú dôležitejšie a ktoré budú menej dôležité. Jedno dobré cvičenie na to je: Predstavte si, že o 20 rokov budete mať nejakú oslavu a váš priateľ bude na nej mať za úlohu povedať niečo o vás. Napíšte mu tento príhovor. Dajte doňho všetko to, čo bude v tom čase pre vás dôležité mať už zabsolvované… Pomôže vám to orientovať sa na 20 rokov dopredu!
Helena Reháková
Helena Reháková je šéfredaktorka časopisu Manažér, poradkyňa pre osobný a organizačný rozvoj, asesorka pri výberoch a hodnoteniach pracovníkov/kandidátov a autorka viacerých kníh. Vedie projekt sebarozvoja Rok pre seba a v oblasti dosahovania cieľov projekty Krok vpred a Ako si zhmotniť sen.
1,388 total views, 1 views today
