Na mojich seminároch o rozvoji manažérov a lídrov obvykle hovorím aj o tom, ako robiť produktívne porady. Túto časť som si rozmarne nazval “Ako plytvať časom všetkých okrem toho, kto ju zvolal”. To preto, že som odjakživa bol toho názoru, že väčšina povinných a oficiálnych mítingov, ktoré si vyžadujú prítomnosť troch alebo viacerých ľudí, je veľmi podobná na súdne spory alebo chirurgické zákroky – treba sa im vyhnúť za každú cenu, pokiaľ nie sú úplne nevyhnutné.
Hoci som už túto tému učil vyše 2.500 stredných a vyšších manažérov, vždy ma zaráža, ako sa sťažnosti na zle vedené porady podobajú. Rovnako ma prekvapuje, ako sa pochvaly dobre vedených porád podobajú. Tu je niekoľko sťažností, s ktorými manažéri prichádzajú:
- Porada bola príliš dlhá.
- 90% veci sa ma netýkalo.
- V miestnosti bolo priveľa ľudí, príliš teplo, príliš chladno a pod.
- Niekto si uzurpoval diskusiu a rozoberal prkotiny.
- Nič sa neurobilo.
- Strávili sme pol hodiny debatou o víkendových futbalových zápasoch a 10 minút sme venovali biznisu.
- Priveľa času sme strávili nad nedôležitými vecami.
- Elektronické spojenie nebolo postačujúce – nemohol som poriadne vidieť či počuť prezentáciu.
- Nebol logický dôvod pre túto poradu okrem toho, že vždy mávame túto poradu v ten istý čas každý deň/týždeň/mesiac.
- Ten, kto poradu viedol, ale aj účastníci prišli na poradu nepripravení.
- Väčšina vecí, o ktorých sa hovorilo, sa dala vybaviť aj bez zvolávania porady.
- Neboli nijaké koláčiky ani káva.
Na druhej strane, tu je niekoľko pozitívnych vyjadrení manažérov k niektorým poradám, na ktorých sa zúčastnili:
- Ten, kto poradu zvolal, ale aj účastníci boli pripravení.
- Ten, kto poradu viedol, sa držal agendy.
- Porada bola dobre vedená.
- Bola krátka a k veci.
- Bola dobre štruktúrovaná a kontrolovaná.
- Porada mala špecifický cieľ a dosiahli sme ho.
- Hovorilo sa len o veciach, ktoré účastníkov zaujímali a boli pre nich relevantné.
- Porada bola zvolaná len vtedy, keď bolo treba niečo rozhodnúť alebo vydiskutovať.
- Bolo tam plno koláčikov, káva i minerálka.
Pri takej neobvyklej zhode názorov medzi účastníkmi bolo relatívne jednoduché ponúknuť niekoľko riešení, ako urobiť vedenie porád produktívnejšími – ak už nejaké potrebujete viesť. Vyžaduje si to len zvolávateľa porady, ktorý nepovažuje poradu za podporu svojho ega, alebo nestretávanie sa len preto, aby sme sa videli.
1. Vyjasnite si zmysel porady
Predovšetkým, keď už ste sa rozhodli, že neexistuje iná možnosť než zvolať poradu, musíte si absolútne presne vyjasniť jej zmysel. Napíšte si na kus papiera, čo chcete prediskutovať a k čomu by podľa vás mala diskusia na konci viesť, teda, čo chcete z porady získať. Položte si dve základné otázky:
- Čo mienim dosiahnuť touto poradou?
- Aké by boli dôsledky, keby sa porada nekonala?
Viac než len jeden manažér na mojich tréningoch poukazoval na to, že týždenné porady s manažérom alebo riaditeľom divízie sú najčastejšie požierače času. Obvykle existujú preto, že sa robili odjakživa a sme na ne zvyknutí, a často nedávajú výsledky, ktoré by ich existenciu oprávňovali. Pretože sú každý týždeň, účastníci si vytvoria opakovanú rutinu a už veľmi nepremýšľajú nad obsahom alebo priebehom mítingu.
2. Vymedzte tému
Po druhé, pripravte si logické poradie vecí na prediskutovanie, a vymedzte si pre každú z nich istý čas. Tejto postupnosti sa obvykle hovorí “agenda”, ale dajte pozor, aby sa nezvrhla len na pamäťovú barličku pre toho, kto poradu vedie. Je to podrobný opis, s ktorým všetci pracujú. Definuje tému, množstvo času vymedzené na diskutovanie a cieľ, ku ktorému diskusia potrebuje dospieť. Môže tiež vymenovať hlavné súčasti témy, ktoré sú podstatné pre dosiahnutie cieľa. A nezabúdajte, že čas pre diskusiu by ste mali vymedzovať podľa dôležitosti témy, nie jej urgentnosti.
3. Prizvite len nevyhnutných ľudí
Po tretie, prizvite na míting len ľudí, ktorí môžu prispieť k dosiahnutiu cieľa mítingu. Dajte im vedieť dlho vopred, o čom sa bude diskutovať, prečo sa o tom bude diskutovať a čo chcete diskusiou dosiahnuť. Keď poradu zvolávate, potrebujete predvídať potreby a časové obmedzenia účastníkov a zabezpečiť, že sa dodržia. Takisto potrebujete ľudí informovať, čo presne od ich vstupu očakávate.
4. Postupujte štruktúrovane
Po štvrté, zabezpečte, že míting má formálnu štruktúru a že sa tá štruktúra dodrží. Keďže nehovoríme o uvoľnenom a spontánnom brainstormingu, kde je prípustné čokoľvek, dobrý zvolávateľ porady zabezpečí, aby sa diskusia držala týchto piatich krokov:
- Jasne a presne vymedzte rámec porady, aby tomu každý porozumel.
- Predložte informácie alebo fakty, ktoré sú predmetom pre diskusiu.
- Štruktúrovane prediskutujte, čo dané informácie dokladajú alebo naznačujú.
- Urobte záver, s ktorým sa stotožní väčšina zúčastnených.
- Rozhodnite, aká akcia bude nasledovať na základe výsledku diskusie.
5. Urobte a distribuujte záväzný zápis
Po piate, ten, kto vedie poradu alebo ním určený moderátor potrebuje písomne zosumarizovať a zaznamenať diskusiu. Ak z nej vyplýva akýkoľvek ďalší krok, treba doplniť aj meno osoby zodpovednej zaň a časový rámec, v ktorom má daný krok prebehnúť. Zabezpečte, aby všetci účastníci dostali kópiu tejto správy.
A na záver, keď už prebehli všetky spomínané kroky a vás ešte stále trápia triviálne záležitosti, spomeňte si na radu zosnulého predsedu Avis Rent-a-Car a autora “Up The Organization” Roberta Townsenda k tomu, ako udržať porady časovo i tematicky “trefné”. Navrhuje, aby počas porady všetci stáli! 🙂
Ken Moore
Kenneth W. Moore, člen Americkej spoločnosti pre riadenie ľudských zdrojov, je predseda Ken Moore Associates, poradenskej firmy so sídlom v Schenectady, NY. Je tiež externým profesorom na NewYorkskej štátnej univerzite v Albany, kde vyučuje oblasť strategického manažmentu. Možno ho kontaktovať na kmoore01@nycap.rr.com.
1,438 total views, 1 views today
